Umowy handlowe – jak sporządzić dobrą umowę?
Nie ma tak naprawdę dnia w naszej kancelarii, żebyśmy nie sporządzali projektu lub nie analizowali umowy handlowej dla Klienta. Zawieranie umów to podstawa prawa cywilnego jak i handlowego, a przede wszystkim codzienność dla każdego przedsiębiorcy. Bazując na własnym doświadczeniu w pracy z klientami powstał pomysł stworzenia wpisu dedykowanego początkującym przedsiębiorcom zaczynającym swoją przygodę z prawem handlowym. Skupimy się przede wszystkim na elementach, które w praktyce dostarczają najwięcej wątpliwości, ale również na tych aspektach, które są często niesłusznie pomijane.
Umowa handlowa a wzór z Internetu
W Internecie można znaleźć mnóstwo wzorów umów handlowych jak i konkretnych zapisów mniej lub bardziej adekwatnych, w zależności od potrzeby i sytuacji konkretnej sprawy. Przedsiębiorcy często korzystają z takich wzorów, aby zaoszczędzić czas, a także zmniejszyć koszty łączące się ze sporządzeniem takiej umowy. Takie działanie jest oczywiście zrozumiałe, szczególnie na początku drogi prowadzenia swojej działalności. Jednak wzory z Internetu mogą zawierać błędy, a przede wszystkim mają jedną wspólną wadę- z zasady przewidują takie same korzyści i formy zabezpieczenia (o ile w ogóle takie występują w danej umowie) dla obu Stron. Umowa handlowa sporządzana przez doświadczonego prawnika ma przede wszystkim zabezpieczać interesy jego Klienta. Tworząc umowę zawsze próbujemy wczuć się w sytuację naszego Klienta, a dobro jego przedsiębiorstwa jest dla nas priorytetem. To z kolei przekłada się oczywiście na treść samej umowy. W Internetowych wzorach, formy zabezpieczenia umowy mogą wyglądać różnie i to, co wydaje się zapisem standardowym czy nawet logicznym, może w konsekwencji doprowadzić do niekorzystnych skutków dla przedsiębiorcy. W skrajnych przypadkach powszechnie dostępne wzory w ogóle nie będą przewidywały zabezpieczeń. Poza tym, wzory z reguły regulują jedynie minimum praw i obowiązków stron i mogą być niewystarczające na potrzeby konkretnego przypadku, zwłaszcza jeśli „po drodze” nastąpią jakiekolwiek problemy w realizacji pierwotnych założeń umowy (i to przez którąkolwiek ze Stron).
Niezależnie od powyższego odradzamy także tworzenie umowy poprzez luźne ”sklejanie” poszczególnych zapisów pochodzących z różnych umów. Dla przykładu: w praktyce spotkamy się z umowami, których przedmiotem jest np. wytworzenie dzieła, a przewidziane w nich postanowienia są typowymi zapisami z umowy zlecenia. Jest to o tyle niebezpieczne, że zapisy te mogą być sprzeczne z przepisami kodeksu cywilnego regulującymi umowę o dzieło i w efekcie prowadzić do nieważności umowy lub po prostu w sposób nienależyty zabezpieczać nasze interesy. Niejednokrotnie spotykałyśmy się także z sytuacją, gdzie w jednej umowie na określenie stron użyte zostały różne pojęcia. W rezultacie w ramach tej samej umowy strony nazywane są raz usługodawcą i usługobiorcą innym razem zleceniodawcą i zleceniobiorcą itp. Nie jest to tak istotny błąd w porównaniu do wskazanych powyżej, ale niewątpliwie wpływa na czytelność samej umowy i może wprowadzić niemały zamęt.
Umowa handlowa na złe czasy
Często dostając zlecenia sporządzenia projektu umowy dostajemy sygnał od Klienta, że druga strona to np. dobry znajomy, z którym współpracuje od dłuższego czasu, więc nie ma potrzeby wprowadzać takich zabezpieczeń jak np. kara umowna. Za każdym razem staramy się tłumaczyć Klientowi, że jego osobiste relacje z drugą stroną nie mają znaczenia. Jest takie powiedzenie, że umowy sporządza się na złe czasy i całkowicie się pod tym podpisujemy. Dobrze jest być optymistą, jednak w kwestii umów lepiej pozostać realistą. Sporządzając czy analizując umowę trzeba zwrócić uwagę na rzeczy i sytuacje, które mogą pójść nie tak, czy i w jaki sposób zostały one określone w umowie oraz jakie skutki mogą one wywołać. Im dalej idące skutki czy większe ryzyko ich wystąpienia, tym bardziej szczegółowo powinny zostać określone adekwatne zabezpieczenia.
Właściwe umocowanie do zawarcia umowy
Jednym z najważniejszych elementów umowy zarówno na etapie jej tworzenia, jak również analizy gotowej umowy, jest weryfikacja Stron umowy oraz osób, które będą ja podpisywać. Zasadniczo, w przypadku przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi (zależnie oczywiście od ich formy prawnej) czynności prawnych może za nich dokonać właściwy organ spółki, wspólnik, pełnomocnik a także prokurent. Pamiętajmy bowiem, że nieprawidłowe umocowanie bądź podpisanie umowy przez niewłaściwą osobę może pociągnąć za sobą nieważność umowy, a także negatywne skutki dla osoby działającej w imieniu takiego przedsiębiorcy.
Kara umowna
Często można spotkać się zapisem w umowie, że w razie niewykonania obowiązków niepieniężnych płynących z umowy strona naruszająca zapłaci drugiej stronie karę umową w określonej wysokości. Dlaczego formułuje się to w taki sposób? Otóż, nie można zastrzec kary umownej na wypadek niewykonania obowiązku pieniężnego np. zwłoki z zapłatą wynagrodzenia umownego (ale uwaga: wyjątek stanowią umowy z zakresu zamówień publicznych). Postanowienie umowy, które nakłada karę umowną z tytułu niewykonania obowiązków pieniężnych (a takie zapisy w praktyce też się zdarzają) jest po prostu nieważny. Przy zapisie o karze umownej warto również dodać, że w przypadku wystąpienia szkody wyższej niż określona kwota kary umownej będziemy mogli dochodzić odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną wysokość kary umownej (odszkodowanie uzupełniające), ale tylko wówczas, gdy umowa wyraźnie przewiduje taką możliwość. Należy o tym pamiętać, by nie ograniczać wysokości przysługujących nam roszczeń.
Umowa handlowa – krótka i nieskomplikowana
Jako praktycy bardzo często słyszymy od naszych Klientów prośby „tylko niech umowa będzie krótka, ale niech w pełni zabezpiecza moje interesy”. Osobiście uważamy, że nie ma czegoś takiego jak „za długa” czy „za krótka” umowa. Umowa musi być adekwatna do konkretnej sytuacji, musi jasno precyzować jej przedmiot oraz zakres współpracy Stron, a także – co chyba najważniejsze – określać skuteczne rozwiązania, dzięki którym będzie można wybrnąć ze sporu jaki może powstać na skutek niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy.
Na koniec rozważań dotyczących treści umowy chcemy zaznaczyć jeszcze jedną rzecz. Jesteśmy przeciwniczkami nadmiernego rozbudowywania treści umów, gdyż często gubią one wówczas swoją istotę i stają się mniej czytelne. Natomiast trudno nam zgadzać się na prośby Klientów o przygotowanie krótkiej i nieskomplikowanej umowy. Każdorazowo tworząc umowę, uwzględniamy przede wszystkim interes prawny i faktyczny naszych Klientów. Niekiedy odpowiednie zabezpieczenie interesów Klienta wymaga dodatkowych i bardziej szczegółowych zapisów. Krótka umowa handlowa może niestety zostać ograniczona do podstawowych założeń i zapisów, a tym samym nie spełniać oczekiwań i nie chronić odpowiednio stron.
Wygląd umowy handlowej, punktacja
Chociaż treść umowy jest jej najważniejszym aspektem, szczególnie z perspektywy prawnika polecamy zwrócić uwagę również na jej finalny wygląd i punktację. Dobrze zrobiona punktacja ułatwia późniejsze nanoszenie zmian na etapie dalszych negocjacji. Jest ona pomocna także w razie sporządzania aneksu do umowy. Ważne jest również umiejscowienie konkretnych zapisów. Jeśli mamy zapisy np. o terminach odbioru dzieła i ewentualnych poprawek to warto je umiejscowić w jednym ustępie, a nie rozrzucać po całej umowie. Umowa dzięki temu staje się bardziej czytelna nie tylko dla stron. Zawsze należy mieć na uwadze, że może ona trafić w ręce sędziego, któremu o wiele łatwiej będzie znaleźć sporne zapisy, jeśli będą one prawidłowo umiejscowione. Z perspektywy prawnika wygląd samej umowy i spójna punktacja może też być naszą wizytówką. Jedna z naszych Klientek, po otrzymaniu projektu umowy od swojego kontrahenta w pierwszej kolejności zwróciła uwagę na jej nieestetyczny wygląd , i stwierdziła, że ciężko w takim razie traktować drugą stronę poważnie. Więc chyba coś w tym jest!
Cechy dobrej umowy handlowej
Poniżej znajdziecie najważniejsze elementy jakie powinna zawierać umowa:
- Ustalenie właściwej formy – czasem zwykła forma pisemna może okazać się niewystarczająca, a np. adekwatna okaże się umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi lub w formie aktu notarialnego,
- Prawidłowe oznaczenie stron, wraz ze sprawdzeniem osób umocowanych do działania za stronę,
- Precyzyjne określenie przedmiotu umowy oraz praw i obowiązków stron,
- Jednoznaczne określenia, niebudzące wątpliwości (jeśli definiujemy jakieś pojęcie w treści umowy, wówczas używajmy go konsekwentnie w jej treści),
- Terminy wykonania zobowiązania, w tym terminy płatności,
- Postanowienia zapewniające ochronę interesów obu stron,
- Jeśli konieczne – określenie zabezpieczeń dotyczących niewykonania lub nienależnego wykonania umowy,
- Poufność,
- Określenie przypadków tzw. siły wyższej (co w ostatnim czasie w związku z epidemią COVID-19 nabrało praktycznego znaczenia),
- Jeśli zawieramy umowę z podmiotem zagranicznym, warto uregulować prawo właściwe dla umowy oraz sąd przed, którym ma toczyć się postępowanie w razie wystąpienia sporu.
- Dane osób kontaktowych.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania w zakresie analizy bądź stworzenia umowy, zapraszamy do kontaktu.
Autorzy:
Ewelina Jasion
Patrycja Jurczok
Alicja Olszar
Przeczytaj także:
Komandytariuszu sprawdź jak możesz ograniczyć swoją odpowiedzialność
