CZYM JEST PROKURA?
Jak stanowi Kodeks cywilny, prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Prokurę należy uznać za szczególny rodzaj pełnomocnictwa, którego udzielić może tylko przedsiębiorca. Kodeks cywilny wprowadza dwa kryteria limitujące krąg podmiotów mogących udzielić prokury. Z jednej strony muszą to być przedsiębiorcy, a z drugiej, muszą to być przedsiębiorcy podlegający wpisowi do określonego rejestru. Mimo, że prokura traktowana jest jako rodzaj pełnomocnictwa, to konieczne wydaje się zwrócenie uwagi na odmienności kreowane przez ustawodawcę względem prokury (art. 109(1)–109(8) KC) jak i względem pozostałych rodzajów pełnomocnictwa (ogólnego, rodzajowego, do dokonania konkretnej czynności). I jak wskazuje się w literaturze – ich dostrzeżenie pozwala na aprobatę wywodzonej w doktrynie kwalifikacji prokury jako szczególnego rodzaju pełnomocnictwa (zob. więcej: kom. do art. 109(1) KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, wyd. 32/K, K. Osajda/ P. Popardowski, Legalis; por. J. Grygiel, Powstanie, s. 7; P. Nazaruk, w: Ciszewski, Komentarz KC, 2014, art. 98, Nb 7; P. Pinior, w: M. Fras, M. Habdas (red.), Komentarz KC, t. I, 2018, art. 1091, Nb 1; U. Promińska, w: P. Księżak, M. Pyziak-Szafnicka (red.), Komentarz KC. Część ogólna, 2014, art. 1091, Nb 1 i 3).
Przeczytaj również: Prokura jako szczególny rodzaj pełnomocnictwa
PODSTAWY PRAWNE PROKURY I JEJ RODZAJE. PROKURA SAMOISTNA
Instytucję prokury reguluje kodeks cywilny w art. 109(1) k.c. i nast.
Możemy wyróżnić:
1) prokurę samoistną,
2) prokurę łączną,
3) prokurę oddziałową,
4) prokurę łączną niewłaściwą.
W razie ustanowienia przez przedsiębiorcę prokury samoistnej, prokurent może w takim samym zakresie reprezentować przedsiębiorcę tak przy dokonywaniu w jego imieniu czynności i składaniu oświadczeń (reprezentacja czynna), jak i przy ich odbieraniu od innych osób (reprezentacja bierna). Bez względu na liczbę ustanowionych prokurentów samoistnych, każdy z nich może czynić to samodzielnie, a oświadczenia złożone względem któregokolwiek z prokurentów są skutecznie złożone względem przedsiębiorcy (zob. kom. do art.. 109(4) KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, Legalis).
Zgodnie z Kodeksem cywilnym, prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie. Ustawodawca przesądził, że przedsiębiorca może ustanowić tak jednego, jak i kilku prokurentów. Dodatkowo – co równie ważne – także wzajemne relacje między poszczególnymi prokurentami przedsiębiorca ten może ukształtować według swojej uznania. Oznacza to więc, że każdy z prokurentów może w obrocie występować samodzielnie, ale także, że prokura może zostać udzielona kilku osobom jako prokura łączna – a więc prokurenci ci muszą działać razem. Jest również dopuszczalne, że przedsiębiorca równocześnie ustanowi prokurentów oddzielnych i łącznych. Może się zatem zdarzyć, że jeden z trzech prokurentów będzie mógł działać samodzielnie, a pozostali dwaj prokurenci uprawnieni będą do działania tylko razem. Pamiętajmy, że rodzaj prokury jest ujawniany w KRS i dotyczy konkretnego prokurenta (zob. kom. do art.. 109(4) KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, Legalis).
Prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (prokura oddziałowa). Przez pojęcie oddziału przedsiębiorstwa rozumie się wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności (tak: kom. do art. 109(5) KC red. Załucki 2023, wyd. 3/Uliasz, Legalis). Ciekawe jest jednak to, że nie ma obecnie technicznej możliwości wpisania w KRS zakresu spraw, które będą stanowić przedmiot działalności oddziału przedsiębiorcy krajowego. Rejestr ten obejmuje bowiem informacje na temat PKD samego przedsiębiorcy, zaś w razie gdy przedsiębiorca zdecyduje się utworzyć oddział, to przedmiot działalności tego oddziału nie będzie widoczny w KRS. Skoro zatem nie ma możliwości określenia przedmiotu działalności oddziału, to w rezultacie określenie zakresu prokury oddziałowej staje się niewykonalne (tak: kom. do art. 109(5) KC red. Załucki 2023, wyd. 3/Uliasz, Legalis). Jak zwraca się jednak uwagę w literaturze, w sytuacji gdyby doszło do udzielenia prokury oddziałowej, to tak naprawdę zakres czynności prokurenta pokrywałby się z zakresem czynności każdego innego prokurenta przedsiębiorcy (ibidem).
Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej (prokura łączna niewłaściwa). Ten typ prokury do niedawna budził największe wątpliwości. Jednak zarówno orzecznictwo jak i późniejsza nowelizacja KC dostarczyła pozytywnej odpowiedzi i jednoznacznie przesądziła o dopuszczalności ustanowienia tego typu prokury. W tym miejscu warto zwrócić uwagę jeszcze na uchwałę Sądu Najwyższego z 27.4.2001 r. (III CZP 6/01, OSNC 2001, Nr 10, poz. 148). Zgodnie z tezą tej uchwały, SN przesądził, że dopuszczalne jest udzielenie prokury jednej osobie z zastrzeżeniem, że może ona działać tylko łącznie z członkiem zarządu spółki lub wspólnikiem. Ostatecznie jednak kwestię dopuszczalności ustanowienia tzw. prokury łącznej niewłaściwej rozstrzygnął sam ustawodawca, ponieważ ustawą z 16.12.2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców dodany został do art. 109(4) KC nowy § 1(1), który wprost dopuszcza taką prokurę. Nowelizacja ta przesadziła zatem o, że takie współdziałanie prokurenta z członkiem zarządu jest możliwe.
JAK POWOŁAĆ PROKURENTA?
Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Wskazać trzeba, że zachowanie tej formy zastrzeżono ad solemnitatem, co oznacza, że niezastosowanie się do niej będzie oznaczało bezwzględną nieważność czynności prawnej udzielenia prokury. Kodeks cywilny wymaga, aby udzielenie prokury nastąpiło „na piśmie”, co oznacza, że dopuszczalne jest zastosowanie każdej formy pisemnej czynności prawnej – począwszy od zwykłej formy pisemnej aż po formę aktu notarialnego. Dodatkowo oświadczenie woli o udzieleniu prokury może zostać dokonane również w formie elektronicznej, bo ta ona traktowana jako równoważna z formą pisemną (zob. art. 78(1) § 2 KC. Wystarczające będzie zatem złożenie oświadczenia w formie pisemnej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Prokurentem nie może być zatem osoba prawna, ani osoba fizyczna niemająca zdolności do czynności prawnych lub o ograniczonej zdolności do czynności prawnych. Prokurent musi być więc pełnoletni i nie może być ubezwłasnowolniony choćby częściowo (zob. szerzej: kom. do art. 109(2) KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, wyd. 32/K, K. Osajda/ P. Popardowski, Legalis).
W odniesieniu do prokury, ustawodawca wyłączył stosowanie art. 99 § 1 KC, co zasadniczo oznacza, brak konieczności udzielania prokury w formie właściwej dla konkretnej czynności, której prokurent ma dokonać.
W przypadku spółek kapitałowych (sp. z o.o. , PSA, SA), powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, zaś odwołać prokurę może każdy członek zarządu. Zgoda na powołanie prokurenta najczęściej będzie wyrażona w formie uchwały organu zarządzającego jakim jest zarząd. Z kolei w spółkach osobowych, decyzja o ustanowieniu prokurenta jest podejmowana w drodze uchwały wspólników.
Dodatkowo pamiętajmy także, że w razie, gdy doszło do zawiązania spółki w trybie S24
(a więc, gdy umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca) istnieje możliwość ustanowienia prokury przez internet przy wykorzystaniu wzorca uchwały. Dotyczy to: spółki jawnej (art. 41 § 3 KSH), komandytowej (art. 103 § 2 KSH) oraz spółki z o.o. (art. 208 § 9 KSH).
Ustanowienie a udzielenie prokury:
Omawiając tematykę prokury, warto zwrócić jeszcze umowę na kwestie dotyczącą ustanowienia i udzielenia prokury. Mianowicie, w przepisach KC dotyczących prokury ustawodawca zachowuje jednolitą terminologię, posługując się sformułowaniem „udzielenie prokury” (art. 1091 § 1, art. 1092 § 1, art. 1094 § 1 i art. 1098 § 1 KC). Jednak konsekwencji w używaniu takiej terminologii brakuje na gruncie przepisów Kodeksu spółek handlowego. W KSH oprócz sformułowania „udzielenie prokury” znaleźć możemy także inne, jak „ustanowienie prokury” czy „powołanie prokurenta”. W rezultacie, taka rozbieżność w nomenklaturze jest podstawą odróżnienia w doktrynie ustanowienia prokury (powołania prokurenta), rozumianego jako akt wewnętrzny uprawnionego organu przedsiębiorcy będącego osobą prawną (akt z zakresu prowadzenia spraw spółki) wyrażający zgodę na udzielenie prokury oraz samego udzielenia prokury, rozumianego jako czynność z zakresu reprezentacji (zob. L. Moskwa, P. Moskwa, w: M. Gutowski, Komentarz KC, t. 1, 2016, s. 704 i tam powołane piśmiennictwo; kom. do art. 109(1) KC red. Gniewek/Machnikowski 2023, wyd. 11/Strugała, Legalis).
ZAKRES PROKURY – PROKURENT SAMOISTNY – UPRAWNIENIA PROKURA. PROKURA SAMOISTNA REPREZENTACJA – W JAKIM ZAKRESIE PROKURENT MOŻE REPREZENTOWAĆ SPÓŁKĘ? JAKIE SĄ OGRANICZENIA ZAKESU PROKURY?
Prokura jest pełnomocnictwem, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Powyższe oznacza, że w zakresie czynność związanych „z prowadzeniem działalności gospodarczej” prokurent jest umocowany do dokonywania czynności sądowych i materialnoprawnych. W odniesieniu do czynności sądowych oznacza to, że prokurent może reprezentować przedsiębiorcę przed wszystkimi sądami, a także przed organami państwowymi i samorządowymi.
Pomimo, że zakres prokury zdaje się być bardzo szeroki, to jednak musimy pamiętać o pewnych ograniczeniach. I tak np. do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (art. 109 (3) KC).
Nie zapominajmy także, że dodatkowe ograniczenia mogą również dotyczyć poszczególnych rodzajów przedsiębiorców, zwłaszcza tych będących osobami prawnymi. Może się bowiem okazać, że w konkretnym przypadku dokonanie pewnych czynności może być zastrzeżone przez ustawę jedynie dla określonego organu. Jako przykład takiego ograniczenia możemy wskazać art. 164 § 1 KSH, który dotyczy zgłoszenia wniosku o wpis spółki z o.o. do rejestru przez cały zarząd. To z kolei całkowicie wyklucza możliwość zgłoszenia wniosku przez pełnomocnika czy ustanowionego prokurenta.
Kodeks cywilny wskazuje również, że nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich umocowania prokurenta w stosunku do zakresu jego umocowania wynikającego z art. 109(1) § 1 KC – a więc przedsiębiorca nie może więc np. ograniczyć prokury, na wzór pełnomocnictwa ogólnego, do dokonywania jedynie czynności zwykłego zarządu (zob. kom. do art. 109(1) KC red. Gniewek/Machnikowski 2023, wyd. 11/Strugała, Legalis). Nie oznacza to jednak, że w ramach stosunku podstawowego jaki łączy mocodawcę z prokurentem strony nie mogłyby uzgodnić między sobą różnego rodzaju ograniczeń swobody prokurenta (np. zakaz dokonywania określonych czynności bez akceptacji przedsiębiorcy). W razie przekroczenia takich ograniczeń przez prokurenta, nie wpływa to na skuteczność dokonywanej przez niego czynności prawnej. Tym samym, nie będzie to miało prawnego znaczenia wobec osób trzecich (w szczególności drugiej strony czynności prawnej dokonywanej przez prokurenta w imieniu reprezentowanego) – a więc wobec osób trzecich (kontrahenta) czynność tak dokonana pozostanie ważna. Konsekwencją może być jedynie odpowiedzialność prokurenta wobec mocodawcy (zob. szerzej: ibidem).
CZY WSPÓLNIK SPÓŁKI KAPITAŁOWEJ MOŻE BYĆ PROKURENTEM?
Jak zostało to już wyżej podkreślone, prokurentem może być tylko i wyłącznie osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych. W konsekwencji prokurentem nie może być osoba prawna, tzw. ułomna osoba prawna, osoba fizyczna o ograniczonej zdolności do czynności prawnych, czy osoba fizyczna pozbawiona zdolności do czynności prawnych.
Zasadniczo, przepisy regulujące instytucję prokury nie zawierają dalszych ograniczeń co do osoby prokurenta, w związku z czym można wskazać, że wspólnik spółki kapitałowej może takim prokurentem być.
Zasadnicze wątpliwości budzi jednak pytanie czy prokurentem może być członek organu przedsiębiorcy-osoby prawnej? Wskazuje się w literaturze, że członkostwo w zarządzie ze swej natury w pewnym zakresie jest „konkurencyjne” względem prokury, ponieważ również łączy się z reprezentowaniem danej osoby prawnej (zob.: kom. do art. 109(2) KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, wyd. 32/K, K. Osajda/ P. Popardowski, Legalis). Z kolei w uchwale Sądu Najwyższego (7) z 30.1.2015 r. (III CZP 34/14, OSNC 2015, Nr 7–8, poz. 80) wyraźnie stwierdzono, że jest niedopuszczalne łączenie statusu członka zarządu i prokurenta. Co jednak istotne, w orzecznictwie przyjęło się, że możliwe jest łączenie statusu członka zarządu z byciem pełnomocnikiem. W tym kontekście, należy zwrócić uwagę na uchwałę Sądu Najwyższego z 23.8.2006 r. (III CZP 68/06, OSNC 2007, Nr 6, poz. 82), z której wynika, że członek zarządu uprawniony wyłącznie do reprezentacji łącznej może zostać ustanowiony pełnomocnikiem do poszczególnych czynności.
Przeczytaj również: Czym jest prokura łączna?
PROKURA SAMOISTNA ZARZĄD – MOŻLIWOŚĆ OGRANICZENIA PRAWA REPREZENTACJI ZARZĄDU
Instytucja prokury została opisana szczegółowo w art. 109(1)–109(8) KC. Pamiętajmy, że to jaki w danej spółce przyjęty został sposób (model) reprezentowania, nie będzie mieć wpływu na ustanowienie prokury (tak jednoosobowej, jak i łącznej). Niezależnie więc od obowiązującego w danej spółce sposobu reprezentowania, czy to wynikającego z umowy (art. 205 § 1 zd. 1 KSH), czy z ustawy (art. 205 § 1 zd. 2 KSH), ustanowieni prokurenci reprezentują spółkę zgodnie z przepisami o prokurze. (tak: kom. do art. 205 KSH red. Jara 2024, wyd. 5/Kupryjańczyk, Legalis).
Ograniczenia członka Zarządu
Analizując instytucję prokury warto zwrócić uwagę na istotną sprawę ograniczenia prawa reprezentacji wobec członków Zarządu. Otóż, realizując prokurę jednoosobową, prokurent może dokonywać w granicach prokury, czynności w imieniu spółki samodzielnie. Z kolei w przypadku członka Zarządu (przy Zarządzie wieloosobowym oraz przy przyjęciu reprezentacji łącznej) – członek Zarządu jest zawsze obowiązany współdziałać z drugą osobą (np. prokurentem czy drugim członkiem Zarządu). W tym miejscu podkreślenia wymaga więc to, że reprezentacja mieszana będzie zawsze ograniczać samodzielność działania członka zarządu (bo musi on współdziałać np. z prokurentem), ale nigdy nie będzie ograniczać prokurenta samoistnego, ponieważ prokurent ten może działać albo jednoosobowo, albo łącznie z członkiem zarządu) – por. M. Rodzynkiewicz, KSH. Komentarz, 2013, art. 205; wyr. NSA z 12.5.2011 r. (II FSK 2205/09, Legalis).
PROKURA SAMOISTNA BRAK ZARZĄDU – CZY PROKURENT MOŻE DZIAŁAĆ JEŚLI BRAK ZARZĄDU W SPÓŁCE?
Posiadanie obsadzonego Zarządu jest obowiązkiem spółki. Zdarzają się oczywiście sytuacje, w których spółki z różnych względów takiego Zarządu albo w ogóle nie mają albo skład Zarządu stał się niepełny (i wtedy mamy do czynienia z tzw. zarządem kadłubowym). Nie budzi wątpliwości, że spółka nie posiadająca prawidłowo obsadzonego Zarządu zasadniczo działać nie może.
Spółka bez zarządu istnieje nadal, zaś sąd rejestrowy może wykorzystać szereg środków prawnych, aby skutecznie przymusić spółkę do uzupełnienia składu tego organu bądź powołania nowych członków Zarządu, jeśli uprzednio wszyscy członkowie złożyli rezygnacje.
Jeśli jednak przed zaistnieniem braków w Zarządzie bądź w ogóle przed rezygnacją np. wszystkich członków Zarządu z pełnienia swoich funkcji, został skutecznie powołany prokurent, to spółka ma szansę – przynajmniej tymczasowo – uniknąć paraliżu w swojej działalności. Prokurent może reprezentować spółkę nawet w sytuacji, w której nie ma w spółce Zarządu.
RÓŻNICE PROKURA PEŁNOMOCNICTWO
Cechy wspólne prokurenta i pełnomocnika ukazują, że obie instytucje oparte są na zaufaniu pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem/prokurentem. Udzielenie pełnomocnictwa czy prokury następuje poprzez jednostronną czynności prawną. Samo zaś działanie pełnomocnika, jak i prokurenta jest działaniem w imieniu reprezentowanego mocodawcy i ze skutkami dla niego (zastępstwo bezpośrednie) (kom. do art. 1091 KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, wyd. 32/K. Osajda/ P. Popardowski, Legalis).
Prokura to szczególnego rodzaju pełnomocnictwo. W przypadku spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców, prokurent również wpisany jest do KRS. Dodatkowo prokurentem może być osoba posiadająca odpowiednie przymioty. W przypadku prokury, mamy więc do czynienia z pełnomocnictwem szczególnym, ponieważ:
1)jest ono dostępne wyłącznie dla jednostek prowadzących działalność gospodarczą (kupców, przedsiębiorców, podmiotów gospodarczych);
2)jego zakres jest wyznaczony ustawowo, ergo mocodawca decyduje wyłącznie o samym fakcie umocowania, na zakres tego ostatniego nie ma już jednak wpływu;
3)ma ono charakter rejestrowy, gdyż w każdym systemie prawnym podlega wpisowi do właściwego rejestru (handlowego, przedsiębiorców, podmiotów gospodarczych) (zob. kom. do art. 109(1) KC red. Gutowski 2021, wyd. 3/L. Moskwa/P. Moskwa, Legalis).
Jak wynika z powyższego, prokura obejmuje bardzo szeroki zakres umocowania (szerszy od innych pełnomocnictw). Prokurent może zastępować mocodawcę praktycznie przy wszystkich czynnościach, zarówno w sądzie, jak i poza sądem.
Pełnomocnictwa może natomiast udzielić każdy podmiot prawa mający zdolność do czynności prawnych. Pamiętajmy również, że pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna, w tym osoba mająca jedynie ograniczoną zdolność do czynności prawnych oraz osoba prawna. Prokurentem może być tylko osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych. Pełnomocnik może dla swojego mocodawcy ustanowić kolejnego pełnomocnika – wówczas mamy do czynienia z pełnomocnictwem substytucyjnym. Nie ma natomiast prokury substytucyjnej. Prokurent nie może ustanowić kolejnego prokurenta, może on jedynie ustanowić pełnomocnika rodzajowego lub do poszczególnej czynności – art. 109(6) KC. Istotne jest również to, że zakres uprawnień pełnomocnika wynika z oświadczenia woli będącego najważniejszym elementem czynności prawnej udzielenia pełnomocnictwa, gdy tymczasem zakres prokury wyznacza ustawa (zob. szerzej kom. do art. 109(1) KC red. Gutowski 2021, wyd. 3/L. Moskwa/P. Moskwa, Legalis).
Różnica między prokurą a pełnomocnictwem przedstawia się przede wszystkim w tym, że prokurę mogą ustanowić określone kategorie podmiotów jakimi są przedsiębiorcy podlegający wpisowi w rejestrze przedsiębiorców lub w CEIDG. Prokura obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przypadku pełnomocnictwa, kompetencja do jego udzielenia przedstawia się zupełnie inaczej, ponieważ udzielenie pełnomocnictwa odbywa się przez oświadczenie każdej osoby, a limitacja w tym względzie odbywa się wyłącznie przez odwołanie się do kryterium zdolności do czynności prawnych (kom. do art. 109(1) KC red. serii Osajda/red. tomu Borysiak 2024, wyd. 32/K, K. Osajda/ P. Popardowski, Legalis). Ponadto podkreślić należy, że prokurentem może być wyłącznie osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 109(2) § 2 KC), natomiast pełnomocnikiem może być również osoba posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych (art. 100 KC). Warto również dodać, że zakres umocowania prokurenta określają przepisy ustawy (art. 109(1) § 1 i art. 109(3) KC), zaś zakres kompetencji pełnomocnika wynika z treści oświadczenia mocodawcy o udzieleniu pełnomocnictwa.
r.pr. dr Alicja Olszar-Lucca
Zapraszamy do kontaktu!
