Marzec miesiącem sprawozdań finansowych

Marzec to dla większości przedsiębiorców okres sporządzania sprawozdań finansowych. Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395; dalej: Rachunku) sprawozdania finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, który to w znacznej większości przypadków przypada wraz z końcem roku kalendarzowego.

W związku z powyższym przypominamy, że w dniu 26 stycznia 2018 r. weszła w życie Ustawa o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 398; dalej: Ustawa). Na mocy tej Ustawy od dnia 15 marca 2018 r. powstało Repozytorium Dokumentów Finansowych, w którym gromadzone są sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców.

Sprawozdanie Finansowe tylko w formie elektronicznej:

Wyżej wskazana Ustawa wprowadziła przede wszystkim obowiązek składania sprawozdań finansowych oraz innych sprawozdań sporządzanych na podstawie RachunkU w postaci elektronicznej. Zgodnie z Ustawą do 30 września 2018 r. obowiązywały przepisy przejściowe, które umożliwiały przedsiębiorcom składanie sprawozdań finansowych w formie podpisanych skanów. Ważne jest, że od dnia 1 października 2018 r., w odniesieniu do dokumentów finansowych sporządzanych po dniu 1 października 2018 r., nie jest to już możliwe. Ustawodawca zaostrzył bowiem wymogi nakładając na przedsiębiorców obowiązek nie tylko składania, ale także sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Jeśli dany przedsiębiorca sporządza sprawozdania finansowe według RachunkU, to musi ono zostać przygotowane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 45 RachunkU) (w chwili obecnej opublikowane zostały pliki w formacie XSD). Jeśli jednak dany podmiot sporządza sprawozdanie według MSR (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości), to sprawozdanie finansowe należy sporządzić w strukturze logicznej oraz odpowiednim formacie, tylko wówczas, gdy zostaną one udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Do chwili obecnej jednak nie opublikowano takich struktur, wobec czego sprawozdania finansowe sporządzane według MSR mogą zostać przygotowywane w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej, tj. w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego. Informujemy, że Ministerstwo Finansów, w celu umożliwienia sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z opublikowanym formatem i strukturą logiczną udostępniło bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe, którą można pobrać pod adresem https://www.podatki.gov.pl/.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej musi być podpisane przy użyciu podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszystkich członków tego organu.

Należy pamiętać, że prawo przewiduje obowiązek sporządzenia w postaci elektronicznej również sprawozdania z działalności jednostki oraz opinii biegłego rewidenta. Ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej. Pozostałe dokumenty takie jak uchwała w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz uchwała w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty nie muszą być sporządzane w formie elektronicznej, wobec czego wystarczy załączenie skanów tych dokumentów.

Repozytorium Dokumentów Finansowych

Sprawozdania finansowe sporządzone oraz podpisane w postaci elektronicznej należy zgłosić do Repozytorium Dokumentów Finansowych (dostępne na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/) w terminie 15 dni od dnia ich zatwierdzenia. Zgłoszenie musi zostać podpisane przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu przy pomocy podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP (zatem inaczej niż w przypadku samego sprawozdania finansowego). Warto podkreślić, że od 12 stycznia 2019 r. krąg podmiotów uprawnionych do złożenia sprawozdania finansowego został rozszerzony. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, zgłoszenie składa osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, a także prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Od 1 kwietnia 2019 r. Kilka nowości

Na skutek dalszej nowelizacji przepisów od 1 kwietnia 2019 r. możliwość złożenia dokumentów finansowych uzyskają również adwokaci, radcowie prawni lub prawnicy zagraniczni. Dotyczy to jedynie tych pełnomocników, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępni sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz których numery PESEL ujawnione zostaną w systemie informatycznym prowadzonym przez Naczelną Radę Adwokacką i Krajową Radę Radców Prawnych. Bez zmian pozostaje możliwość złożenia sprawozdania przez system S24, gdy wniosek nie przejdzie weryfikacji w trybie bezpłatnym. Dodany art. 19e ust. 7a ustawy o KRS potwierdza dotychczas stosowaną praktykę w tym zakresie zezwalającą na składanie dokumentów finansowych przez pełnomocników.

Automatyczne przekazanie do właściwego urzędu skarbowego

Korzystnym skutkiem wprowadzonych zmian jest to, że począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe oraz powiązane z nim dokumenty, które zostaną złożone w Repozytorium Dokumentów Finansowych zostaną również automatycznie przekazane, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W konsekwencji oznacza to, że sprawozdania finansowe nie będą już musiały być wysyłane osobno do właściwego urzędu skarbowego w formie papierowej.

Autor: Patrycja Jurczok

Przeczytaj także:

Połączenie spółek kapitałowych wg. kodeksu spółek handlowych – wyjaśniamy na czym polega?

Obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o.

Przekształcenie spółki z o.o. w spółkę akcyjną

Sukcesja firm jednoosobowych – łatwy sposób na zabezpieczenie swojej firmy