Obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o.
Jako kancelaria prawna rejestrujemy mnóstwo spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ forma ta jest wciąż najbardziej popularnym wyborem wśród przedsiębiorców. Jak każdy podmiot prawa gospodarczego spółka z o.o. posiada określone prawem obowiązki sprawozdawcze. W tym artykule skupimy się zatem na tych wymogach, jakie podmiot ten musi spełnić, aby bez przeszkód prowadzić działalność gospodarczą w Polsce.
ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE
Pierwszym obowiązkiem spółki (jak w przypadku wszystkich spółek kapitałowych) jest prowadzenie pełnej księgowości, w tym coroczne sporządzenie sprawozdania finansowego spółki wskazującego roczny wynik finansowy spółki i jego zatwierdzenie przez wspólników. Na mocy art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395) termin na jego sporządzenie to 3 miesiące od dnia bilansowego. W przypadku większości spółek, gdzie rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym dzień bilansowy ustalany jest na 31 grudnia, zatem odpowiedni dokument powinien być sporządzony do 31 marca każdego roku. W Polsce od 2018 roku istnieje Repozytorium Dokumentów Finansowych, do którego podmioty gospodarcze są obowiązane składać dokumenty w postaci elektronicznej.
Dokument powinien zostać podpisany przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. W przypadku, kiedy jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wymagane są podpisy wszystkich członków tego organu albo co najmniej jednej osoby wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Ponieważ dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej, to również podpis powinien być złożony za pośrednictwem platformy ePUAP lub podpisem kwalifikowanym. Dokumenty mogą być złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych również za pośrednictwem pełnomocnika (adwokat, radca prawny, prawnik zagraniczny). Dokumenty są automatycznie przesyłane do urzędu skarbowego, zatem nie ma konieczności wysyłania ich osobno.
Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości powinno ono zawierać:
1) bilans;
2) rachunek zysków i strat;
3) informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
ROCZNE SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI SPÓŁKI Z O.O.
Drugim dokumentem wymaganym w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest sprawozdanie zarządu z działalności spółki w danym roku, które jest często określane mianem sprawozdania z działalności zarządu, gdyż to na tym organie spoczywa obowiązek sporządzenia tego dokumentu. Przepisy prawa nie określają z czego ma się ono składać. Z praktyki wskazuje ono na podstawowe dane z działalności spółki w zakończonym roku obrotowym oraz cele postawione na przyszły rok. Sporządzane jest w zwykłej formie pisemnej w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku (dla spółek z datą bilansową 31 grudnia będzie to 30 czerwca każdego roku) i podpisywane jest przez wszystkich członków Zarządu.
ZATWIERDZENIE PRZEZ ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW
Oba dokumenty, o których mowa powyżej, powinny zostać zatwierdzone przez wspólników spółki, do czego zwoływane jest corocznie Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników, które powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Protokół zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. sporządza się w formie pisemnej, a na corocznym zgromadzeniu wspólników, zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych należy podjąć co najmniej uchwały w poniższym zakresie:
1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy;
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty,
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
WNIOSEK DO KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO
Zatwierdzone przez wspólników dokumenty wraz z uchwałami należy złożyć do sądu rejestrowego (KRS) w terminie 7 dni od ich zatwierdzenia. Jak wskazano powyżej, dokumenty o charakterze finansowym wraz z uchwałami składa się online do Repozytorium i wniosek ten nie podlega opłacie. Należy pamiętać, że w przypadku podjęcia przez wspólników innych uchwał zmieniających dane spółki np. umowę spółki, wniosek w przedmiocie zmiany danych spółki powinien być zgłoszony osobno i podlega opłacie w łącznej kwocie 350 zł. Od 2021 r wszystkie wnioski do KRS składane są w trybie online.
REJESTR BENEFICJENTÓW RZECZYWISTYCH
Spółka z o.o. ma również obowiązek wpisu oraz bieżącej aktualizacji danych w zakresie beneficjentów rzeczywistych spółki. Beneficjentem rzeczywistym jest osoba posiadająca bezpośrednio lub pośrednio więcej niż 25 % udziałów w spółce, bądź jest to osoba sprawująca kontrolę nad spółką. Szczegółowo o definicji beneficjenta rzeczywistego i jego danych ujawnionych w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych pisaliśmy w artykule: Beneficjent rzeczywisty – kim jest?
BIAŁA LISTA PODATNIKÓW
Ostatni z rejestrów dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to tzw. biała lista podatników, o której szerzej pisaliśmy Biała lista podatników w pytaniach i odpowiedziach. Zawiera ona przede wszystkim numery rachunków bankowych, na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat. W przypadku dokonania płatności przekraczającej 15.000 zł na inny rachunek bankowy, niż wskazany na liście spółka nie będzie mogła dokonać zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej przekracza ona kwotę 15.000 zł. Ponadto, spółka będzie ponosiła ryzyko odpowiedzialności solidarnej wraz ze swoim kontrahentem z tytułu zaległości podatkowych, jeśli kontrahent nie zapłaci należnego podatku VAT od dokonanej transakcji. Spółka nie jest jednak zmuszona składać wniosku o wpis na tę listę, ponieważ rachunek bankowy pobierany jest automatycznie z danych zgromadzonych w urzędzie skarbowym. Ze swojej strony rekomendujemy jednak weryfikację tych rachunków we własnym zakresie.
OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z URZĘDEM SKARBOWYM
W terminie 21 dni od dnia uzyskaniu wpisu w rejestrze przedsiębiorców spółka jest zobowiązana do złożenia do urzędu zgłoszenia identyfikacyjnego (bądź aktualizacyjnego jeśli wcześniej składała wniosek o nadanie NIP dla spółki w organizacji) i obejmuje ono dane uzupełniające (m.in. dotyczących konta bankowego, miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej) na formularzu NIP-8. Każda zmiana w zakresie tych danych powinna być zgłaszana do urzędu w ramach wniosku aktualizacyjnego.
Mamy nadzieję, że tym wpisem rozjaśniliśmy Wam zasady sprawozdawcze, jakimi kieruje się spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Na co dzień zajmujemy się kompleksową obsługą spółek prawa handlowego. Zgłaszamy wnioski do KRS, przygotowujemy dokumenty wewnętrzne, w tym protokoły z uchwałami wspólników. Zakładamy spółki, przekształcamy je i zajmujemy się również likwidacją spółek. W razie jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu.
Przeczytaj także:
Wyczerpanie prawa do znaku towarowego
Klasyfikacja nicejska a rejestracja znaku towarowego
Rozwiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez przeprowadzania likwidacji
Powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólnika na rzecz spółki z o.o.
Przekształcenie spółki z o.o. w spółkę akcyjną
