Absolutorium dla Zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Posted 14 czerwca 2023

Spis treści

Spis treści [hide]

Absolutorium z wykonania obowiązków – zwane także pokwitowaniem – stanowi wyraz akceptacji przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działań członków organów spółki podejmowanych w poprzednim roku obrotowym (zob. m.in. komentarz do art. 231 KSH red. Jara 2022, wyd. 26/M. Stanik, Legalis). Pamiętajmy, że udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich członków wszystkich organów spółki – zatem tak: zarządu, rady nadzorczej jak i komisji rewizyjnej. Dotyczy ponadto, wszystkich członków organów spółki, którzy pełnili funkcje w ostatnim roku obrotowym (art. 231 § 3 KSH).

PAMIETAJ! Czym jest absolutorium? to nic innego jak pokwitowanie działań członków organów spółki.

W literaturze przyjmuje się, że zasadą powinno być podejmowanie odrębnych uchwał w sprawie udzielenia absolutorium odnośnie każdego członka organu spółki. Zasada ta wynika przede wszystkim z tego, że tak wspólnicy jak i członkowie organów mają prawo do dokonania i uzyskania indywidualnej oceny swojej pracy (zob. m.in. komentarz do art. 231 KSH red. Jara 2022, wyd. 26/M. Stanik, Legalis).

PAMIETAJ! Udzielić absolutorium to nic innego jak dać akceptację dla działań członka Zarządu jak i innych członków organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak udzielić absolutorium i komu udziela się absolutorium?

Zgodnie z art. 231 § 2 pkt 3) KSH podjęcie uchwały o udzieleniu absolutorium członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków należy do kompetencji Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników. Wskazany wyżej przepis § 2 pkt 3 dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

Członek zarządu – absolutorium

Udzielenie absolutorium jak wskazano wyżej dotyczy wszystkich członków wszystkich organów spółki (zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej), którzy pełnili funkcje w ostatnim roku obrotowym. Zasada ta odnosi się także do zmarłego członka organu spółki (zob. m.in.: A. Kidyba, Komentarz KSH, t. I, 2011, s. 1036). W literaturze przyjmuje się, że Zasadą powinno być podejmowanie odrębnych uchwał w sprawie udzielenia absolutorium w odniesieniu do każdego z członków organu spółki. Jest to wyrazem prawa wspólników, jak i członków organów, do dokonania i uzyskania indywidualnej oceny pracy poszczególnych funkcjonariuszy spółki (zob. min.: komentarz do art. 231 KSH red. Jara 2022, wyd. 26/M. Stanik, Legalis).

Udzielenie absolutorium – co to znaczy?

Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium członkom organów spółki leży w gestii zwyczajnego zgromadzenia wspólników co wynika z art. 231 KSH.

Przepisy Kodeksu spółek handlowych wskazują na minimalny przedmiot obrad ZZW, który obejmuje zgodnie z art. 231 § 2 KSH:

1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 KSH sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Sprawy wskazane w punkcie 1 i 3 powyżej należą do wyłącznej kompetencji zgromadzenia wspólników, a ponadto mogą być przedmiotem obrad jedynie podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników, dlatego niedopuszczalne jest podjęcie w tych sprawach uchwał na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników (zob. m.in.: komentarz do art. 231 KSH red. Jara 2022, wyd. 26/M. Stanik, Legalis).

Zgodnie z art. 231 § 5 KSH przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być także inne sprawy, które nie należą do kompetencji zgromadzenia wspólników czy to z mocy ustawy czy umowy spółki), niż wyżej wskazane.

PAMIĘTAJ! Uchwały o udzieleniu absolutorium dla członków Zarządu podejmowane są na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników.

Głosowanie nad uchwałą w sprawie udzielenia absolutorium Zarządowi

Warto również zauważyć, że KSH mówi o udzieleniu absolutorium, dlatego przyjmuje się, że uchwała w tym przedmiocie powinna być sformułowana pozytywnie, co oznacza, że wspólnicy powinni głosować nad wnioskiem o powzięcie uchwały za udzieleniem absolutorium, a nie odnośnie wniosku przeciwko jego udzieleniu (Art. 231 KSH red. Jara 2022, wyd. 26/M. Stanik, Legalis).

Uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium jest sprawą osobową o której mowa art. 247 § 2 KSH i z tego powodu powinna zostać podjęta w głosowaniu tajnym. Z oczywistych względów, powyższe nie znajdzie zastosowania w spółce jednoosobowej.

Bardzo ważną rzeczą, jest to by pamiętać, że zgodnie z art. 244 KSH wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium. Często zdarza się nam również w praktyce, że niektórzy z naszych Klientów nie mogą uzyskać absolutorium, ponieważ w przypadku spółki jednoosobowej, której wspólnik jest zarazem członkiem organu w tej spółce, nie można podjąć uchwały w sprawie absolutorium z uwagi na wskazany wyżej przepis. Oczywiście tacy wspólnicy (pełniący funkcję w organach spółki) nie będą wyłączeni od głosowania nad uchwałami w sprawie udzielenia absolutorium innym członkom organów spółki.

PAMIĘTAJ! treść art. 244 KSH wprowadza bardzo istotne ograniczenia w zakresie głosowania nad uchwałą w sprawie absolutorium..

Przykładowy wzór uchwały w sprawie udzielenia absolutorium członkom Zarządu:

Uchwała nr … /2023
Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników
z dnia ….. 2023 r.
spółki pod firmą XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą we Wrocławiu
w przedmiocie udzielenia absolutorium Panu Janowi Kowalskiemu z wykonywania przez niego obowiązków Prezesa Zarządu Spółki w roku obrotowym 2022

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki pod firmą XYZ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu działając w oparciu o treść art. 231 § 2 pkt 3) KSH postanawia udzielić absolutorium Panu Janowi Kowalskiemu z wykonania przez niego obowiązków Prezesa Zarządu Spółki w roku obrotowym 2022.

Przewodniczący stwierdził, iż uchwała została podjęta w głosowaniu tajnym większością głosów, „za” uchwałą oddano____ głosów, „przeciwko” oddano ___ głosów, a od głosowania „wstrzymało się” ____ głosów.

Absolutorium dla Zarządu – wpływ na odpowiedzialność

W każdym przypadku, udzielenie absolutorium członkom organów spółki jest wyrazem akceptacji (bądź braku akceptacji) działalności tych członków. Udzielenie absolutorium wywiera tym samym skutki w dwóch płaszczyznach: (1) w płaszczyźnie organizacyjnej (sfera stosunków wewnętrznych spółki) oraz (2) w płaszczyźnie cywilnoprawnej – tj. odpowiedzialności członka organu względem spółki z tytułu ewentualnego wyrządzenia szkody (sfera stosunków zewnętrznych)” (zob. komentarz do art. 231 KSH red. Jara 2022, wyd. 26/M. Stanik, Legalis).

Również w orzecznictwie przyjmuje się, że „absolutorium, udzielane indywidualnie każdemu z członków organu kolegialnego, jest formą skwitowania członków tych organów z tych czynności, a co za tym idzie stanowi, co do zasady, podstawę do wyłączenia ich ewentualnej odpowiedzialności odszkodowawczej o jakiej mowa w art. 293 KSH” (zob. wyr. SA w Krakowie z 8.12.2016 r., I ACa 923/16, Legalis). Podobnie przyjmuje się w literaturze, że „udzielenie absolutorium nie wywołuje definitywnych skutków prawnych, nie oznacza bowiem w sferze cywilnoprawnej zrzeczenia się roszczeń wobec członków organu czy zwolnienia z długu” (zob.: K. Kopaczyńska-Pieczniak, w: A. Kidyba (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom II. Komentarz do art. 151–300, Warszawa 2018, komentarz do art. 231, Nb 12).

Odmowa udzielenia absolutorium przez ZZW (pomimo głosowania nad uchwałą w tej sprawie, tj. przy niedostatecznej liczbie głosów „za”) nie skutkuje automatycznym odwołaniem członka organu z pełnionej funkcji. Podobnie jak nie wywoła to automatycznie żadnych negatywnych negatywnych konsekwencji. Niemniej odmowa udzielenia absolutorium może doprowadzić do podjęcia przez wspólników uchwały o odwołaniu członka organu, któremu nie udzielono skwitowania. W orzecznictwie przyjmuje się, że „odmowa absolutorium wymaga uzasadnienia, żeby bowiem członek zarządu mógł bronić swoich praw powinien wiedzieć, co mu się zarzuca” (zob. wyr. SA w Warszawie z 20.9.2006 r. (I ACa 1374/05, niepubl.)

Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich członków wszystkich organów spółki (zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej), którzy pełnili funkcje w ostatnim roku obrotowym (art. 231 § 3 KSH). Odnosi się to także do zmarłego członka organu spółki (tak: Kidyba, Komentarz KSH, t. I, 2011, s. 1036).

PAMIĘTAJ! Nieudzielenie absolutorium Zarządowi nie spowoduje automatycznego odwołania takiego członka organu.

Brak absolutorium

Może się zdarzyć i tak, że zgromadzenie wspólników, wbrew treści art. 231 § 2 pkt 3 KSH, nie zajmie się kwestią udzielenia absolutorium. W takim przypadku członkom organów spółki przyznaje się powództwo nie „o udzielenie absolutorium”, lecz powództwo o ustalenie w trybie art. 189 KPC, że spółce nie przysługują roszczenia odszkodowawcze z tytułu pełnienia obowiązków członka organu spółki w określonym roku obrotowym. Zgodnie z art. 189 KPC powód może żądać ustalenia przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, gdy ma w tym interes prawny.

W takim przypadku, członkowie organów posiadają niewątpliwy interes prawny w uzyskaniu takiego ustalenia – udzielenie absolutorium, co do zasady zwalnia bowiem z odpowiedzialności względem spółki.

PAMIĘTAJ! Brak absolutorium nie powoduje automatycznie negatywnych konsekwencji.

Absolutorium dla rady nadzorczej?

Podobnie jak w przypadku absolutorium dla danego członka Zarządu (które jest obligatoryjnym elementem porządku obrad Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników) nie zapominajmy, że członkowie rady nadzorczej również powinni uzyskać stosowne absolutorium z wykonania swoich obowiązków.

Udzielenie absolutorium dla członków rady nadzorczej wchodzi w grę oczywiście tylko wówczas, gdy dana spółka z o.o. posiada taki organ. Pamiętajmy, że w spółce akcyjnej rada nadzorcza zawsze będzie występować, zaś w przypadku spółek z o.o. zasadniczo jest fakultatywna, chyba że mówimy o spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. W takim przypadku umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników.

Należy mieć na uwadze, że absolutorium nie jest udzielane organowi jako całości. Udzielenie absolutorium następuje w odniesieniu do poszczególnych członków zarządu (do każdego członka zarządu), a także odrębnie do każdego członka rady nadzorczej. Samo zaś głosowanie nad absolutorium dla członków rady nadzorczej odbywa się podobnie jak w przypadku absolutorium dla członków zarządu.

Zgłoszenie uchwały o udzieleniu absolutorium do KRS?

Uchwały o udzieleniu absolutorium członkom organów nie zgłasza się do sądu rejestrowego.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 (a więc. m.in. w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych)- także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

red. dr Alicja Olszar