Prokurent samoistny – uprawnienia, ustanowienie prokury i odpowiedzialność

Prokura samoistna to jedna z najszerszych form umocowania, jakie istnieją w polskim porządku prawnym, która umożliwia przedsiębiorcom przyznanie innej osobie uprawnienia do działania w ich imieniu. Dzięki tej instytucji firma może być reprezentowana wtedy, gdy potrzebne jest podjęcie szybkiej i samodzielnej decyzji, a reprezentacja przez wspólników czy zarząd spółki jest niemożliwa. Prokura samoistna jest niekiedy mylona ze zwykłym pełnomocnictwem oraz z innymi rodzajami prokury, dlatego warto poznać różnice między tymi formami.

Co to jest prokura i kim jest prokurent samoistny

Prokura jest rodzajem pełnomocnictwa, udzielanego przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Tak szeroki zakres prokury samoistnej odróżnia ją od zwykłego pełnomocnictwa, którego granice wyznacza mocodawca.

Prokurent samoistny to osoba, której udzielono prokury uprawniającej do samodzielnej reprezentacji przedsiębiorcy. Prokurent samoistny samodzielnie reprezentuje firmę i nie musi przy każdej czynności współdziałać z drugim prokurentem ani z członkiem zarządu spółki. Prokura samoistna jest również nazywana prokurą oddzielną lub jednoosobową.

Więcej o samej konstrukcji tej instytucji i o tym, co odróżnia ją od zwykłego upoważnienia, piszemy w artykule: Czym jest prokura?

Rodzaje prokury – prokura samoistna na tle prokury łącznej

Przepisy wyróżniają kilka rodzajów prokury. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego może ona zostać udzielona kilku osobom łącznie albo każdej z osobna. Na tej podstawie wyróżnia się:

• prokurę samoistną (prokurę oddzielną) – prokurent samodzielnie reprezentuje przedsiębiorcę i działa jednoosobowo;

• prokurę łączną – udzieloną kilku osobom w taki sposób, że do skutecznego dokonania czynności konieczne jest ich współdziałanie;

• prokurę mieszaną (tzw. prokurę łączną niewłaściwą) – w której prokurent może działać wyłącznie wspólnie z członkiem organu zarządzającego albo ze wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej;

• prokurę oddziałową – ograniczoną do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.

Bez względu na liczbę ustanowionych prokurentów samoistnych, każdy z nich może działać samodzielnie. Jeśli ktoś złoży oświadczenie (np. wezwanie czy zawiadomienie) wobec któregokolwiek z nich, traktuje się je tak, jakby trafiło bezpośrednio do przedsiębiorcy.

Zagadnieniu współdziałania kilku prokurentów oraz prokurze łącznej niewłaściwej poświęciliśmy odrębny tekst: Czym jest prokura łączna?

Uprawnienia prokurenta samoistnego – co może zrobić?

Zakres prokury samoistnej jest wyznaczony ustawą, a nie wolą mocodawcy. Prokurent samoistny może:

• składać i przyjmować oświadczenia woli związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa;

• zawierać umowy;

• dokonywać czynności sądowych – w tym reprezentować przedsiębiorcę przed sądami, w urzędach czy w negocjacjach z kontrahentami.

Zakres prokury samoistnej

Zakresu prokury nie da się skutecznie ograniczyć wobec osób trzecich, chyba że na taką możliwość pozwala przepis szczególny. Nawet jeśli przedsiębiorca umówi się z prokurentem, że ten nie będzie zawierał pewnych umów, takie ograniczenie obowiązuje tylko między nimi i nie działa wobec kontrahenta. Reguła ta chroni bezpieczeństwo obrotu – kontrahent nie musi sprawdzać, na jaki zakres prokury prokurent umówił się ze swoim mocodawcą.

Prokura samoistna pozwala prokurentowi samodzielnie reprezentować spółkę nawet wtedy, gdy w umowie spółki zastrzeżono, że członkowie zarządu działają tylko łącznie. Zasady reprezentacji obowiązujące zarząd nie zmieniają bowiem zakresu umocowania prokurenta, który wynika z Kodeksu cywilnego.

Prokurent samoistny a zarząd spółki

Zarząd jest organem spółki i odpowiada za prowadzenie jej spraw oraz reprezentację. Prokurent nie jest natomiast organem spółki, lecz pełnomocnikiem o szczególnym, ustawowo określonym zakresie umocowania. Prokurent samoistny może samodzielnie reprezentować spółkę w czynnościach związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ale nie zastępuje zarządu w sprawach zastrzeżonych dla tego organu.

Prokurę samoistną należy odróżnić także od zasad reprezentacji przewidzianych dla zarządu. Jeżeli umowa spółki przewiduje reprezentację łączną członków zarządu, nie oznacza to automatycznie, że prokurent samoistny również musi działać z inną osobą. Zakres umocowania prokurenta wynika z przepisów o prokurze, a nie z zasad reprezentacji zarządu.

Nie należy także utożsamiać prokurenta z członkiem zarządu. Prokurent może dokonywać czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, ale nie przejmuje kompetencji zarządczych ani obowiązków korporacyjnych zarządu. Działanie prokurenta samoistnego ogranicza się do reprezentacji w sprawach związanym z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Czego prokurent samoistny nie może zrobić bez dodatkowego pełnomocnictwa?

Zakres prokury został określony ustawowo i nie daje umocowania do nieograniczonego działania. Do niektórych czynności prokurent potrzebuje odrębnego pełnomocnictwa szczególnego. Dotyczy to zwłaszcza:

• zbycia przedsiębiorstwa;

• dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania (np. dzierżawy);

• zbywania i obciążania nieruchomości.

Prokura nie może być przeniesiona na inną osobę, ponieważ opiera się ona na zaufaniu do osoby prokurenta jako konkretnej osoby fizycznej. Prokurent może natomiast ustanowić pełnomocnika do poszczególnych czynności lub pewnego rodzaju czynności, jednak nie może ustanowić dalszego pełnomocnika o zakresie odpowiadającym prokurze.

Ustanowienie prokury samoistnej – jak powołać prokurenta i zgłosić do KRS lub CEIDG?

Ustanowienie prokury samoistnej wymaga spełnienia kilku wymogów formalnych. Prokura powinna być udzielona na piśmie. Jest to tzw. forma zastrzeżona pod rygorem nieważności (ad solemnitatem), która oznacza, że prokura udzielona ustnie czy nawet mailem nie wywołuje żadnych skutków. Prokurentem może zostać wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, czyli pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona.

To, kto w danym podmiocie może udzielić prokury, wynika z przepisów ustrojowych dotyczących poszczególnych typów spółek. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu spółki. W handlowych spółkach osobowych decyzję podejmują wspólnicy mający prawo prowadzenia spraw spółki. Udzielenie prokury następuje natomiast w drodze jednostronnej czynności prawnej mocodawcy.

Podejmując decyzję o wyborze prokury samoistnej lub prokury łącznej, mocodawca rozstrzyga zarazem o sposobie reprezentacji. Jeśli zależy mu na szybkości działania, zazwyczaj wybiera prokurę samoistną. Jeśli kładzie nacisk na wzajemną kontrolę i bezpieczeństwo, może wybrać udzielenie prokury łącznej.

Zgłoszenie do rejestru przedsiębiorców i wpis prokury do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)

Udzielenie prokury podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do właściwego rejestru – CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS. Zgłoszenie powinno określać rodzaj udzielonej prokury, a w przypadku prokury łącznej – także sposób jej wykonywania. Wpis prokury do KRS ma charakter deklaratywny: prokura jest skuteczna już z chwilą jej ustanowienia, a nie dopiero z chwilą ujawnienia w KRS. Ujawnienie prokury samoistnej w jawnym rejestrze powoduje, że prokurent nie musi okazywać dokumentu umocowania przy każdej czynności – jego zakres reprezentacji wynika bowiem z przepisów kodeksu cywilnego.

Przebieg procedury powołania prokurenta samoistnego

Udzielenie prokury jest jednostronną czynnością przedsiębiorcy, ale obejmuje kilka etapów.

• Podjęcie decyzji o powołaniu prokurenta przez uprawniony organ lub wspólników (w spółkach kapitałowych – zgoda wszystkich członków zarządu).

• Udzielenie prokury w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z określeniem jej rodzaju (np. prokura samoistna).

• Zgłoszenie udzielonej prokury do rejestru przedsiębiorców KRS (lub do CEIDG) wraz ze wskazaniem rodzaju prokury.

• Ujawnienie prokurenta w rejestrze – wpis o charakterze deklaratywnym, potwierdzający stan istniejący od chwili udzielenia prokury.

Odwołanie prokurenta i wykreślenie prokury z KRS

Prokura może być udzielona na czas oznaczony lub bezterminowo, a przedsiębiorca może ją w każdym czasie odwołać. W spółkach kapitałowych odwołać prokurę może samodzielnie każdy członek zarządu spółki, niezależnie od rodzaju prokury i obowiązujących w spółce zasad reprezentacji. W handlowych spółkach osobowych prokurę odwołać może każdy wspólnik mający prawo prowadzenia spraw spółki.

Oświadczenie o odwołaniu prokurenta najlepiej sporządzić w formie pisemnego dokumentu, ponieważ następnie należy zgłosić tę zmianę do odpowiedniego rejestru. O odwołaniu prokury trzeba bowiem zawiadomić właściwy rejestr przedsiębiorców, co prowadzi do wykreślenia prokury z KRS. Niezależnie od odwołania prokura wygasa również z mocy prawa w określonych sytuacjach – między innymi ze śmiercią prokurenta, a także wskutek otwarcia likwidacji albo ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy. W okresie likwidacji nowa prokura nie może zostać ustanowiona.

Odpowiedzialność prokurenta samoistnego

Prokurent samoistny dysponuje szerokim zakresem uprawnień i co do zasady nie odpowiada za zobowiązania przedsiębiorcy, ale towarzyszy temu odpowiedzialność względem mocodawcy.

Czynność prawna dokonana przez prokurenta w granicach umocowania wywołuje skutki bezpośrednio dla mocodawcy – to przedsiębiorca, a nie prokurent, staje się stroną zawartych umów. Jednak działanie prokurenta samoistnego nie pozostaje bez konsekwencji dla niego samego.

W relacji wewnętrznej, czyli między prokurentem a przedsiębiorcą, prokurent może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec mocodawcy, jeśli nienależytym wykonaniem obowiązków lub przekroczeniem uprawnień wyrządzi mocodawcy szkodę.

Trzeba tutaj także odróżnić dwie rzeczy: zakres umocowania skuteczny wobec osób trzecich (którego nie da się ograniczyć) oraz wewnętrzne ustalenia między mocodawcą a prokurentem. Złamanie tych wewnętrznych ustaleń nie unieważnia umowy zawartej z kontrahentem – ten jest chroniony – ale może skutkować odpowiedzialnością prokurenta wobec mocodawcy.

Prokura samoistna a pełnomocnictwo – najważniejsze różnice

Prokura stanowi szczególny rodzaj pełnomocnictwa, ale w kilku ważnych punktach różni się od zwykłego upoważnienia.

• Zakres umocowania prokurenta wynika z ustawy, natomiast granice zwykłego pełnomocnictwa wyznacza sam mocodawca.

• Prokury może udzielić tylko przedsiębiorca wpisany do KRS albo CEIDG, a prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

• Prokura podlega obowiązkowemu ujawnieniu w rejestrze, co wzmacnia pewność obrotu.

Dla czynności wykraczających poza ustawowy zakres prokury – jak zbycie czy obciążenie nieruchomości – konieczne jest udzielnie pełnomocnictwa szczególnego. Zakres prokury samoistnej i pełnomocnictwa może być źródłem nieporozumień, dlatego przed wyborem właściwej formy umocowania warto zastanowić się, jakie dokładnie czynności ma realizować osoba reprezentująca firmę.

Szczegółowe porównanie obu instytucji oraz argumenty przemawiające za kwalifikacją prokury jako szczególnego pełnomocnictwa omawiamy w artykule: Prokura jako szczególny rodzaj pełnomocnictwa.

Zalety i wady prokury samoistnej

Decyzja o tym, czy wybrać prokurę samoistną, powinna uwzględniać zarówno korzyści płynące z samodzielności prokurenta, jak i ryzyka związane z tak szerokim umocowaniem.

Do najważniejszych zalet prokury samoistnej należą:

• sprawność reprezentacji – prokurent samodzielnie reprezentuje przedsiębiorcę i nie musi przy każdej czynności współdziałać z inną osobą, więc może szybko reagować na bieżące potrzeby firmy;

• ciągłość działania spółki – prokurent może reprezentować spółkę nawet wówczas, gdy zarząd nie został obsadzony lub jego skład stał się niepełny. Trzeba jednak pamiętać, że w razie ustanowienia dla spółki kuratora na podstawie art. 42 § 1 Kodeksu cywilnego prokura wygasa, a w okresie kurateli nowa prokura nie może zostać ustanowiona;

• pewność obrotu – ustawowo określony i ujawniony w rejestrze zakres umocowania zapewnia, że kontrahent nie musi badać granic prokury, a prokurent nie musi okazywać dokumentu przy każdej czynności.

Wśród potencjalnych wad i zagrożeń wskazać należy z kolei:

• ryzyko nadużyć – szeroki zakres samodzielnego działania bez konieczności współdziałania z inną osobą zwiększa ryzyko podjęcia decyzji niekorzystnych dla spółki;

• ograniczoną możliwość zewnętrznej kontroli – ograniczeń prokury nie da się skutecznie zastrzec wobec osób trzecich, dlatego ich naruszenie rodzi skutki głównie w relacji wewnętrznej między prokurentem a przedsiębiorcą ustanawiającym prokurenta;

• konieczność zaufania do prokurenta – z uwagi na zakres umocowania wybór tej formy wymaga szczególnej rozwagi przy doborze osoby prokurenta.

Kiedy wybrać prokurę samoistną, a kiedy łączną?

Prokura samoistna sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie istotne jest sprawne działanie i samodzielność reprezentacji. Jest to uzasadnione zwłaszcza wówczas, gdy przedsiębiorca potrzebuje osoby zdolnej do szybkiego, jednoosobowego podejmowania decyzji w bieżącym obrocie, a jednocześnie darzy prokurenta wysokim zaufaniem i dysponuje wewnętrznymi mechanizmami nadzoru nad jego działaniami. Ten rodzaj prokury bywa też cennym zabezpieczeniem ciągłości reprezentacji – pozwala prokurentowi działać w imieniu spółki nawet wtedy, gdy zarząd nie został obsadzony lub jego skład stał się niepełny.

Prokura łączna, wymagająca współdziałania co najmniej dwóch osób, stanowi rozwiązanie bezpieczniejsze i częściej znajduje zastosowanie w większych organizacjach. Warto rozważyć ją zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorcy zależy na wzajemnej kontroli osób reprezentujących firmę i ograniczeniu ryzyka nadużyć, a także gdy czynności podejmowane w imieniu spółki dotyczą zobowiązań o znacznej wartości lub gdy struktura przedsiębiorstwa uzasadnia rozdzielenie kompetencji pomiędzy kilka osób.

Najczęstsze błędy przy ustanawianiu prokury samoistnej

Ustanowienie prokury z pozoru nie nastręcza trudności, ale bywa źródłem uchybień, które mogą przesądzić o nieważności czynności udzielenia prokury bądź wywołać spór co do sposobu reprezentacji przedsiębiorcy. Część tych nieprawidłowości powtarza się szczególnie często. Należą do nich:

• pominięcie formy pisemnej – udzielenie prokury bez zachowania formy pisemnej skutkuje jej bezwzględną nieważnością;

• brak wskazania rodzaju prokury – nieokreślenie w zgłoszeniu, czy chodzi o prokurę samoistną, czy prokurę łączną, może prowadzić do wątpliwości co do sposobu reprezentacji;

• powołanie prokurenta bez zgody wszystkich członków zarządu – w spółkach kapitałowych taka zgoda jest wymagana, a jej brak podważa skuteczność powołania;

• próba ograniczenia prokury ze skutkiem wobec osób trzecich – takie ograniczenie jest bezskuteczne wobec kontrahentów (poza prokurą oddziałową);

• zaniechanie zgłoszenia zmian do rejestru – zarówno udzielenie prokury, jak i odwołanie prokurenta należy zgłosić do KRS lub CEIDG.

Profesjonalna obsługa prawna w sprawach prokury i reprezentacji spółki

Prawidłowe ustanowienie prokury samoistnej i jej zgłoszenie do rejestru wymagają znajomości zarówno przepisów Kodeksu cywilnego, jak i regulacji Kodeksu spółek handlowych. Błędy formalne – od wadliwej formy udzielenia prokury po niezgłoszenie zmian do KRS – mogą prowadzić do nieważności czynności lub sporów co do sposobu reprezentacji przedsiębiorcy.