Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najchętniej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorców z uwagi na praktycznie wyłączoną odpowiedzialność wspólników spółki za zobowiązania spółki. Zawarcie umowy spółki jest elementem koniecznym do założenia i dalszego funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obok:
- wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego spółki,
- powołania członków zarządu,
- ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (jeśli wymaga tego kodeks spółek handlowych lub umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością),
- rejestracji spółki w KRS.
Sporządzenie umowy spółki ma zatem kluczowe znaczenie przy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, dlatego też w niniejszym artykule wskazujemy, jakie obligatoryjne postanowienia umowy spółki z o.o. powinny zostać w niej uwzględnione. W przypadku zawiązania jednoosobowej spółki z o.o. umowę zastępuje akt założycielski, jednak rozważania dotyczące sporządzenia umowy mają zastosowanie także do aktu założycielskiego.
Obowiązkowe elementy umowy spółki z o.o.
Forma umowy spółki i jej elementy
Zgodnie z kodeksem spółek handlowych (art. 157 KSH) umowa spółki z o.o., tak jak umowa spółki komandytowej i umowa spółki akcyjnej musi być sporządzona w formie aktu notarialnego oraz określać:
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- wysokość kapitału zakładowego spółki,
- liczbę i wartość nominalną udziałów wspólników spółki,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Firma i siedziba spółki
Firma spółki powinna zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Możliwe jest używanie skrótów „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”. Pozostała część może zostać dobrana dowolnie i mieć nawet fantazyjny charakter. Ważne jest by nazwa spółki (firma) odróżniała się dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku.
Siedziba spółki musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a przeniesienie siedziby za granicę jest jedną z przyczyn rozwiązania spółki z o.o. Co ciekawe siedzibą spółki jest miejscowość (art. 41 KC), a nie nazwa ulicy (chociaż we wniosku do KRS wskazuje się pełny adres prowadzonej działalności). Ma to o tyle znaczenie, że w razie wskazania w umowie pełnego adresu, tj. także ulicy, każdoczesna zmiana adresu będzie powodowała, że trzeba będzie zmienić także tekst umowy spółki.
Przedmiot działalności spółki
Umowa spółki musi precyzyjnie określać przedmiot działalności spółki, najlepiej z wykorzystaniem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Co prawda z przepisów nie wynika obowiązek oznaczenia przedmiotu działalności spółki przy użyciu kodów PKD, jednak wskazanie przedmiotu działalności przez użycie kodów PKD wymagane jest przy składaniu wniosku do KRS, dlatego powszechnie przyjętym jest wskazywanie kodów PKD już w samej umowie. Taką praktykę stosują z resztą często także sądy rejestrowe wymagając już w treści umowy określenia działalności poprzez wskazanie kodów PKD. Należy także pamiętać, że obecnie obowiązuje Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) z 2025 r., która zastąpiła klasyfikację z 2007 r.
Kapitał zakładowy oraz udziały wspólników
Kapitał zakładowy to wyrażona w pieniądzu polskim wartość, którą wspólnicy zobowiązują się wnieść do spółki. Kapitał zakładowy spółki z o.o. musi wynosić co najmniej 5.000,00 zł. Umowa spółki musi określać wysokość kapitału zakładowego. Ustawa nie przewiduje górnej granicy wysokości kapitału zakładowego, więc może ona być ustalona dowolnie.
Kapitał zakładowy dzieli się na udziały obejmowane przez poszczególnych wspólników. Zapisy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą określać, czy wspólnikowi może przysługiwać jeden czy więcej udziałów oraz wskazywać liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników. Szerzej o udziałach w spółce z o.o. możecie przeczytać w naszym artykule pt.: Udziały w spółce z o.o..
Czas trwania spółki
Określenie czasu trwania spółki jest niezbędne tylko wówczas, gdy ma on być oznaczony, tzn. gdy założyciele przewidują zaprzestanie działalności spółki po zrealizowaniu określonego przedsięwzięcia gospodarczego (bardzo często dotyczy to spółek celowych w branży deweloperskiej). W razie braku jego wskazania w treści umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przyjmuje się, że spółka została zawarta na czas nieoznaczony.
Elementy fakultatywne umowy spółki
Umowa spółki z o.o. jest podstawowym narzędziem umożliwiającym wspólnikom dokładne sprecyzowanie ich praw i obowiązków oraz określenie zasad obowiązujących w stosunkach wewnętrznych spółki. Przepisy KSH wskazują jedynie na obowiązkowe zapisy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które umowa spółki musi posiadać. Postanowienia obligatoryjne stanowią zatem minimalną treść umowy sp. z o.o., a w sprawach w niej nieuregulowanych zastosowanie znajdą przepisy KSH. Nie ma natomiast przeszkód by umowa zawierała także inne, dodatkowe poza obligatoryjnymi postanowienia.
Treść umowy spółki może również zatem zawierać dodatkowe postanowienia, które uregulują kwestie związane z:
- uprzywilejowaniem udziałów wspólników,
- ograniczeniem w zbywaniu udziałów (np. że do zbycia udziałów jest wymagana zgoda spółki lub zgromadzenia wspólników),
- podwyższeniem kapitału zakładowego spółki,
- reprezentacją spółki i zasadami zarządzania spółką przez członków zarządu,
- rozwiązaniem spółki (w przeciwieństwie do np. umowy spółki jawnej czy umowy spółki komandytowej w przypadku spółki z o.o. nie jest możliwe wypowiedzenie umowy spółki),
- uchwałami zgromadzenia wspólników i ich kompetencjami.
Postanowienia fakultatywne umożliwiają dopasowanie organizacji i struktury spółki z o.o. do potrzeb założycieli. Należy jednak pamiętać, że wspólnicy spółki mogą być ograniczeni przepisami prawa. Niektóre przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący (tzn. że wspólnicy spółki nie mogą ich zmienić), a inne dyspozytywny (tzn. że wspólnicy mogą je zmodyfikować do swoich potrzeb).
Zawarcie umowy spółki z o.o. a spółka w organizacji
O spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji mogliście w artykule: Spółka w organizacji. Należy jedynie przypomnieć, że spółka z o.o. w organizacji jest formą tymczasową na drodze do powstania spółki z o.o. Tymczasowość objawia się tym, że zawiązanie spółki musi zostać zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy sp. z o.o.(w przypadku kiedy została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy termin ten wynosi 7 dni od dnia jej zawarcia). Jeśli to nie nastąpi lub jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stanie się prawomocne, to umowa sp. z o.o. ulega rozwiązaniu (art. 169 KSH).
Rejestracja spółki w KRS
Zgodnie z przepisami sporządzoną i podpisaną w wymaganej formie umowę należy dołączyć do wniosku o wpis spółki do KRS. Obecnie wniosek składa się poprzez portal rejestrów sądowych dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: prs.ms.gov.pl, gdzie należy powołać się na nr CREWAN wydany przez notariusza. Umowa musi zawierać wszystkie wskazane we wcześniejszej części artykułu elementy obligatoryjne. Nieuwzględnienie w tekście umowy spółki któregoś z powyższych elementów skutkować będzie odmową zarejestrowania spółki przez sąd rejestrowy. Jeżeli pomimo braku któregoś z elementów dojdzie do zarejestrowania spółki w KRS, to sąd rejestrowy, po wyznaczeniu terminu na usunięcie braku, może orzec o rozwiązaniu spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego (art. 21 KSH). Dlatego też tak ważne jest prawidłowe skonstruowanie zapisów umowy.
Zmiana umowy spółki z o.o.
Tekst umowy spółki może zostać zmieniony co wymaga powzięcia uchwały przez zgromadzenie wspólników w formie aktu notarialnego. Dokonane zmiany należy każdorazowo zgłosić do rejestru przedsiębiorców.
WAŻNE: Modyfikacja umowy spółki skuteczna jest dopiero od dokonania wpisu w KRS.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji zmiana umowy wymaga podpisania umowy przez wspólników. Przepisu nie stosuje się w przypadku, gdy umowa spółki została sporządzona przy wykorzystaniu wzorca. Oznacza to, że umowa spółki w organizacji zawarta przy wykorzystaniu wzorca nie może być zmieniona do czasu wpisu spółki do rejestru. Po wpisaniu spółki do KRS może być ona zmieniona albo w uchwale wspólników umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 2 KSH), a umowa spółki sporządzona przez system s24 także w uchwale wspólników podjętej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym (art. 210 § 11 KSH).
WAŻNE: Należy pamiętać, że modyfikacja umowy spółki dokonana uchwałą wspólników u notariusza uniemożliwi dokonanie jakichkolwiek późniejszych zmian poprzez System S24 i spółka będzie musiała korzystać z trybu tradycyjnego.
Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie S24
Zawiązanie i rejestracja spółki z o.o. w KRS może nastąpić w trybie tradycyjnym albo w trybie S24, tj przez Internet. Umowa spółki sporządzana i zawierana jest wówczas z wykorzystaniem wzorca. Stworzenie umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca wymaga wypełnienia formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo ePUAP. W efekcie nie ma potrzeby udania się do kancelarii notarialnej i ponoszenia kosztów taksy notarialnej. Jest to więc z pewnością opcja tańsza i w dalszym ciągu opcja szybsza od tradycyjnej. System dostępny jest pod adresem: prs.ms.gov.pl. Należy jednak pamiętać, że system S24 pozwala jedynie na stworzenie umowy spółki w oparciu o zapisy dostępne we wzorcu, a strony nie mogą wprowadzić do niej zapisów, które nie są dostępne we wzorcu. Taka zmiana może zostać dokonana później, ale wymaga uchwały zgromadzenia wspólników spółki w przedmiocie zmiany umowy zaprotokołowanej przez notariusza. Dodatkowo zmiana umowy spółki u notariusza uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek dalszych zmian przez system s24.
Spółka jest tworzona w toku procesu zawiązania spółki, który obejmuje m.in. stworzenie i zawarcie umowy spółki. Sporządzenie i podpisanie umowy spółki jest więc kluczowym etapem założenia spółki. Odpowiednie skonstruowanie umowy spółki z zachowaniem wymaganej formy umowy zapewnia prawidłowe funkcjonowanie spółki oraz ułatwia proces rejestracji spółki w KRS. Zastanawiasz się jaka forma założenia spółki będzie dla Ciebie najlepsza, u notariusza czy przez system s24? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać opcję dopasowaną do Twoich potrzeb.
Gotowe umowy spółki z o.o. mogą być wykorzystane w celu przyspieszenia procesu zakładania spółki, jednak w każdym przypadku należy sprawdzić i dostosować treść umowy spółki do konkretnej sytuacji. Umowa spółki sporządzana powinna zostać z uwzględnieniem specyfiki działalności oraz potrzeby wspólników spółki.
Podsumowując, umowa spółki jest kluczowym dokumentem określającym zasady działania spółki, organy spółki oraz inne kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem spółki. Zastanawiasz się jaką treść powinna mieć Twoja umowa spółki z o.o.? Skontaktuj się z nami, a nasi prawnicy pomogą Ci w doborze odpowiednich zapisów i rozwiązań.
Autor: r. pr. Patrycja Jurczok
Przeczytaj także:
Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę
Sprzedaż udziałów w spółce z o.o.
Przekształcenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę komandytową
Odkrywamy różnice – co lepsze spółka z o.o. czy sp. komandytowa?
Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
