Powołanie członka zarządu w spółce – uchwała o powołaniu członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Jako kancelaria prawna specjalizująca się w obsłudze podmiotów gospodarczych często spotykamy się z zapytaniem w jaki sposób powołać członków organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy do powołania zarządu spółki prowadzącego sprawy spółki wystarcza uchwała spółki czy należy to zrobić w umowie tejże spółki? Jaka forma prawna powinna zostać zachowana? W jaki sposób zmienić skład osobowy zarządu i jak wpis do rejestru przedsiębiorców wpływa na skuteczność takiej zmiany? O tym wszystkim dowiecie się z tego artykułu.
Co to jest dokument o powołaniu członków zarządu spółki?
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością członków organu spółki powołuje zgromadzenie wspólników spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (członek zarządu może być też powoływany przez radę nadzorczą, jeśli taka w spółce istnieje). Następuje to w zwykłej formie pisemnej i nie wymaga zmiany umowy spółki z o.o. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, na jedną kwestie:
W przypadku powołania pierwszego zarządu przy rejestracji spółki notariusz przy zawarciu umowy tej spółki może zapytać, czy dokument o powołaniu składu zarządu zawrzeć do razu w akcie notarialnym. Jeśli korzystają Państwo przy zakładaniu spółki z usług prawnika to odradzamy takie rozwiązanie, bowiem pierwszy skład również można powołać na podstawie uchwały wspólników zawartej w zwykłej formie pisemnej. Jeśli znajdzie się ona w akcie notarialnym to zostaną Państwo obciążeni przez notariusza dodatkowymi kosztami jak przy zwołaniu zgromadzenia wspólników (czyli kilkaset złotych). Praktyka notariuszy jest tutaj naprawdę różna. Zdarzyło nam się, że notariusz przygotował dla naszego klienta taki dokument bez konsultacji z klientem oraz naszą kancelarią, wobec czego klient założył, że taki jest wymóg i dokument podpisał. Tym samym notariusz zarobił, a nasz klient stracił.
Należy również pamiętać, że dokument ten tworzący stosunek powołania na członka zarządu nie tworzy stosunku pracy jak umowa o pracę, ani nie jest to forma powołania wskazana w Kodeksie Pracy.
Uchwała o powołaniu Prezesa Zarządu w spółce z o.o.?
Kodeks spółek handlowych (art. 204 KSH) wprowadza się zasadę, że członek zarządu (Prezes, Wiceprezes, Członek – to tylko nazwa obrazująca przypisanie funkcji w Zarządzie – wszyscy są bowiem „członkami” Zarządu) – jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników.
Uchwała ta, oprócz oczywiście danych spółki włącznie z numerem z rejestru przedsiębiorców, numerem uchwały oraz datą jej podjęcia, powinna zawierać dane osoby powoływanej na stanowisko członka zarządu. Powinno to być imię (również drugie, jeśli istnieje) i nazwisko. Można również wpisać numer PESEL, ale nie jest to obligatoryjne. Ważne również, aby w dokumencie określić stanowisko tej osoby w zarządzie, czyli np. prezesa zarządu, wiceprezesa czy członka zarządu oraz okres kadencji czy też określenie, czy zarząd powoływany jest na okres wspólnej kadencji czy też nie. Od tego zależy okres do kiedy mandat członka zarządu wygasa. Jeżeli treść umowy spółki nie stanowi inaczej to członek zarządu jest powoływany na okres wspólnej kadencji i mandat jednego członka wygasa razem z mandatem pozostałych.
W jaki sposób powinna być powzięta uchwała o powołaniu do zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Oprócz formy pisemnej należy zwrócić uwagi na wymogi formalne dotyczące zgromadzenia wspólników. Przede wszystkim, czy wszyscy wspólnicy zostali prawidłowo powiadomieni o zwołaniu zgromadzenia (chyba, że na zgromadzeniu obecni są wszyscy wspólnicy, czy uchwała została powzięta odpowiednią większością głosów oraz czy na zgromadzeniu stawili się wspólnicy reprezentujący minimalną ilość udziałów potrzebnych do powzięcia uchwał (tzw. quorum). Kwestie większości i quorum mogą być inne dla każdej spółki i uregulowane są w umowie spółki.
Powołanie pierwszego Zarządu w umowie spółki
Często praktyką stosowaną na szeroką skalę było powoływanie pierwszego zarządu w umowie spółki lub pod nią. Jednak niektórzy przyjmują, że takie działanie nie do końca jest prawidłowe, ponieważ przyjąć należy, że do czasu aż „nie mamy” podpisanego aktu notarialnego, to nie mamy jeszcze ukonstytuowanej spółki. A skoro tak, to nie możemy powoływać w taki sposób zarządu.
Dlatego nasza kancelaria rekomenduje przygotowanie osobnego dokumentu z uchwała spółki z o.o. w organizacji, w której następuje powołanie pierwszego składu zarządu z jednoczesnym określeniem z ilu członków zarząd ten będzie się składać (zwłaszcza jeśli umowa spółki przewiduje widełkowy skład zarządu).
Kto jest uprawniony do wystawienia dokumentu o powołaniu zarządu spółki z o.o.?
Uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu do pełnienia funkcji członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest istotna szczególnie w przypadku sytuacji, kiedy członek zarządu nie został jeszcze ujawniony w KRS. Będzie ona podstawą do wielu czynności przed urzędami czy kontrahentami. Jak wskazaliśmy powyżej, uchwałę podejmuje zgromadzenie, zatem jest to organ władny do wystawienia kopii takiego dokumentu.
Powołanie członka zarządu w spółce a stosunek pracy
Powołanie do zarządu dokonuje się z chwilą podjęcia aktu powołania. Na skutek powołania do zarządu tworzy się między członkiem zarządu a spółką stosunek organizacyjny w oparciu o który dana osoba zyskuje status członka zarządu i realizuje związane z tym statusem prawa i obowiązki. Należy mieć jednak na uwadze, że powołanie do zarządu nie sprawia, że taki członek zarządu automatycznie nawiązuje ze spółką stosunek pracy (umowę o pracę). Aby doszło do nawiązania stosunku pracy, to między członkiem zarządu a spółką musi zostać podpisana umowa o pracę. Z racji tego, że tematyka ta wykracza poza ramy niniejszego artykułu, warto jedynie na marginesie dodać, że mimo, iż praktyka podpisywania umów o pracę z członkami zarządu jest powszechna, kwestia ta pozostaje wysoce dyskusyjna, z uwagi na to, czy taki zarządca świadczy pracę w warunkach podporządkowania (a więc „pod kierownictwem”), co stanowi jeden z zasadniczych elementów stosunku pracy (art. 22 ust. 1 KP). Jak wskazuje się w piśmiennictwie „trudności rodzi kolizja aksjologii przepisów Kodeksu spółek handlowych, traktujących stosunek organizacyjny członkostwa w zarządzie jako zbliżający się do zlecenia, a tym samym swobodnie wypowiadalny, z aksjologią przepisów prawa pracy, zakładającą potrzebę ochrony pracownika jako słabszej strony stosunku pracy. Instrumenty ochronne prawa pracy okazują się najczęściej nieadekwatne w odniesieniu do członków zarządu” (tak: kom. do art. 201 KSH T. IIA red. Opalski 2018, wyd. 1/Opalski, Legalis).
Jakie są konsekwencje braku uchwały wspólników lub nieujawnienia zmiany w KRS?
Bez skutecznie zawartej uchwały zgromadzenia wspólników nie możemy mówić o powołaniu nikogo do organów żadnej spółki. Z kolei brak ujawnienia zmiany w KRS sprawi, że chociaż członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki to uchwałę będziemy musieli pokazywać za każdym razem, kiedy będziemy chcieli skorzystać z naszych uprawnień. Chociaż wpis o zmianie do KRS należy z zasady złożyć w terminie 7 dni od tej zmiany, to powołanie następuje już w chwili skutecznie zawartej uchwały. Ze swojej strony jednak doradzamy sprawne zgłoszenia zmian, przede wszystkim z uwagi na opisaną wyżej uciążliwość braku takiego wpisu.
Jakie dokumenty powinny być dołączone do wniosku o wpis do KRS?
Obecnie mamy możliwość zgłaszania zmian w KRS poprzez system internetowy PRS. Należy pamiętać jednak, że samo wysłanie uchwały nie sprawi, że sąd rejestrowy zarejestruje zmianę. Do prawidłowo wypełnionego wniosku do KRS należy dołączyć również m.in. zgodę osoby powoływanej na funkcję członka zarządu i wykaz członków zarządu z adresami do korespondencji (oraz oczywiście dowód uiszczenia opłaty sądowej, chyba że będziemy ją płacić przez system PRS przy okazji wypełniania i składania wniosku o zmianę).
Na koniec zalecamy szczególną ostrożność w korzystaniu ze wzorów uchwały o powołaniu członka zarządu, jakie można znaleźć w Internecie. Jak widzą Państwo powyżej jest kilka rzeczy, które mogą różnić się w każdej spółce, jak chociażby okres kadencji zarządu, więc wzór może nie być dostosowany do Państwa potrzeb. Jeśli potrzebują Państwa wsparcia w powyższym zakresie, to zapraszamy do nawiązania współpracy i kontaktu pod adresem office@lawboxfirm.com.
Zgoda na powołanie do Zarządu – KRS
Pamiętajmy, że nie tylko w odniesieniu do członków zarządu należy dołączyć tzw. zgody na powołanie. Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym, do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń.
Istnieją jednak pewnie wyjątki od wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę. Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez:
- osobę, która podlega wpisowi albo
- która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo
- której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
Dodatkowo należy pamiętać jeszcze o jednej kwestii. Otóż, jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa powyżej, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej. Istotne jest również to, że każdorazową zmianę adresu do doręczeń tych osób lub danych pełnomocnika, o którym mowa wyżej, należy zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając oświadczenie, o którym mowa w niniejszym paragrafie. Zgłoszenia dokonują podmiot wpisany do Rejestru albo osoby, o których mowa powyżej. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych. Pamiętajmy, że w przypadku zgłoszenia samego adresu do doręczeń, zgłoszenie to nie podlega opłacie sądowej.
r.pr. Ewelina Jasion
Przeczytaj także:
Kapitał zapasowy spółki – co to takiego?
Przekształcenie spółki z o.o. w spółkę akcyjną
Przekształcenie spółki komandytowo-akcyjnej w spółkę z o.o.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie likwidatora spółki z o.o. w likwidacji
