NEGOCJACJE BIZNESOWE
Na czym polegają negocjacje w biznesie prowadzone przez prawnika? W ramach naszej obsługi prawnej często trafiają do nas umowy handlowe, które mamy za zadanie stworzyć bądź przeanalizować i ocenić. Oczywiście nasza praca nie polega tylko na sprawdzeniu czy dany zapis jest zgodny z prawem, bo oczywiście może być zgodny z literą prawa, ale niekoniecznie korzystny dla naszego klienta. Na czym zatem polegają negocjacje prawne w biznesie?
Kto przygotowuje pierwszy projekt? Etapy negocjacji
Pierwszym etapem negocjacji są oczywiście wspólne ustalenia obu stron co do tego, jak ich przyszła współpraca ma w ogóle wyglądać i tutaj często odbywa się to poza prawnikiem. Niekiedy już na tym etapie strony zaczynają negocjować. Zdarza się jednak, że ustnie uzgadniany jest jedynie zarys współpracy, a właściwe negocjacje rozpoczynają się z chwilą otrzymania projektu umowy. Często doradzamy naszym klientom, aby pierwszy projekt został przygotowany przez naszą kancelarię, dzięki czemu będzie on od początku odzwierciedlał interesy strony, którą reprezentujemy. Zdarza się jednak, że nasz klient otrzymuje już gotowy projekt umowy, zatem zadaniem prawnika jest wtedy naniesienie odpowiednich komentarzy oraz zaproponowanie zmian uwzględniających stanowisko klienta.
Kto prowadzi negocjacje? Klient czy prawnik?
Przeprowadzenie negocjacji nie spoczywa jednak tylko na prawniku. Są takie decyzje, które może podjąć tylko nasz klient i musimy nauczyć się je oddzielać. M.in. kwestia wynagrodzenia wskazanego w umowie to kwestia biznesowa i tutaj decyzja należy do kompetencji klienta. Decyzje stricte biznesowe muszą pozostać do ustalenia przez klienta. To on powinien wiedzieć, ile jest w stanie zapłacić lub ile chce otrzymać wynagrodzenia za swoje usługi czy towary. Jeśli jednak druga ze stron proponuje np. jednostronną karę umowną na swoją korzyść to tutaj powinien wkroczyć już prawnik i poradzić klientowi, że w takim wypadku najlepiej wprowadzić również karę umowną na jego korzyść lub negocjować w celu zniesienia jakichkolwiek kar. Często klienci nie zdają sobie sprawy, że mają do tego prawo i jakie są alternatywy. Podobnie ma się kwestia chociażby ustalenia właściwości sądu na wypadek ewentualnego sporu. Jeśli strony umowy pochodzą z dwóch odległych krańców Polski to warto negocjować dla swojego klienta wskazanie właściwości sądu w jego miejscu zamieszkania/siedziby. Tak, jak wskazaliśmy wyżej- nasza praca polega na czymś więcej niż sprawdzaniu legalności zapisów.
Kim jest dobry negocjator? Techniki negocjacyjne
Ważny jest również sposób prowadzenia negocjacji. Warto zaznaczyć, że negocjacje to proces. Zdarza się, że klient lub druga strona tego nie rozumieją i kiedy otrzymają umowę z niekorzystnymi zapisami to chcą natychmiast te negocjacje zerwać. W takich wypadkach zalecamy cierpliwość. Są różne techniki negocjacji i taktyki. Często zdarza się, że finalna wersja umowy różni się diametralnie od wersji na początku przedstawionej, a strony są gotowe na ustępstwa. Te ustępstwa są ważne, dobre negocjacje najczęściej do nich prowadzą. Strona, która nie jest gotowa na żadne ustępstwa, porozumienie czy kompromis nierzadko nie osiągnie nic, a negocjacje kończą się fiaskiem. Jedną z wykorzystywanych często technik w trakcie negocjacji (i w naszej ocenie najlepszej) jest przedstawienie pierwszej wersji umowy z ustaleniem z góry z klientem, z których zapisów ewentualnie możemy zrezygnować, gdyby druga strona tego zażądała.
„Umowy podpisuje się na złe czasy”
Rolą prawnika jest przewidzenie możliwie jak największej liczby sytuacji, kiedy coś może pójść nie tak, zgodnie z powiedzeniem, że „umowy podpisuje się na złe czasy”. Niekiedy nasi klienci nie zdają sobie z tego sprawy i wręcz zwracają nam uwagę, że niektóre zapisy mogą być niepotrzebne, albo umowa jest zbyt jednostronna na ich korzyść i druga strona może się na nich obrazić (naprawdę słyszymy takie komentarze). W praktyce jednak znamy zbyt wiele sytuacji, gdzie strony zaprzyjaźnione od lat potrafiły prowadzić wieloletnie spory sądowe, więc warto zaufać intuicji prawnika.
Oczywiście najlepszą sytuacją jest osiągnięcie porozumienia i wynegocjowania umowy w duchu win-win, czyli kiedy obie strony czują się zadowolone i usatysfakcjonowane z wyniku negocjacji. Niekiedy uda się to osiągnąć nie tyle co wynegocjowaniem dodatkowych zapisów a usunięciem tych, które były na skrajną niekorzyść reprezentowanej strony.
Jak prowadzić skutecznie negocjacje w biznesie?
Negocjacje należy prowadzić możliwie w jak najbardziej merytorycznym zakresie, pozbawionym emocji i uszczypliwości. Druga strona nie jest naszym wrogiem, nie stoi po drugiej stronie na sali rozpraw, ma być naszym partnerem biznesowym, zatem nawet jeśli proponuje skrajnie niekorzystne rozwiązania (lub takie, o których wcześniej nie wspominała) to warto zachować zimną krew i powstrzymać się od zbędnych komentarzy w trakcie prowadzenia rozmów czy wymiany korespondencji e-mail. Warto wtedy, odwołując się do logicznych argumentów wytłumaczyć, że zaproponowana przez nią możliwość jest niestety przez nas nieakceptowalna z określonych powodów. Wiemy, że w praktyce może to być bardzo ciężkie. Niekiedy zdarza się, że nawet prawnicy prowadzący negocjacje umowy dla swoich klientów potrafią się zdenerwować (jesteśmy tylko ludźmi), ale należy zachować profesjonalizm i o taki profesjonalizm poprosić drugą stronę. Jeśli mimo zwrócenia uwagi nadal zachowuje się w sposób niewłaściwy to warto zastanowić się, czy z taką osobą chcemy w ogóle współpracować na jakimkolwiek polu.
Techniczne aspekty negocjacji handlowych
Negocjacje umów handlowych najczęściej odbywają się na jednym dokumencie odsyłanym drugiej stronie z własnymi komentarzami i zmianami naniesionymi w trybie śledzenia. Dlaczego ten tryb śledzenia jest taki ważny? Dzięki niemu widać wszystkie naniesione zmiany, czy propozycje. Jesteśmy w stanie odtworzyć dokument do pierwszej wersji, sprawdzić co dokładnie zostało zmienione i przez kogo. Sytuacja, w której jedna ze stron zataiłaby jakąkolwiek zmianę pokazując tylko resztę jest w naszym mniemaniu wprowadzeniem w błąd, a być może nawet kwalifikowane byłoby jako oszustwo. Ważne zatem, aby być przejrzystym i negocjować na zasadzie fair-play. Zakończenie negocjacji powinno prowadzić do wypracowania finalnej wersji umowy i podpisaniu jej przez obie strony zgodnie z zasadami reprezentacji.
Z naszego doświadczenia wiemy, że warto korzystać z pomocy prawnika jeszcze przed przystąpieniem do negocjacji. Prawnik czuwa nad przebiegiem negocjacji, trzyma się ściśle tematu negocjacji nie pozwalając do eskalacji konfliktu a będzie próbując dojść do porozumienia w imieniu swojego klienta od początku aż do końca negocjacji.
Potrzebujesz pomocy przy negocjacjach? Napisz do nas na adres: office@lawboxfirm.com
r.pr. Ewelina Jasion
