Nowe zasady zgłaszania wniosków do KRS – Jak je oceniamy?
Od jakiegoś czasu w naszym systemie prawnym funkcjonuje dosyć rewolucyjna transformacja w zakresie składania wniosków rejestrowych do KRS, jak i wszelkich wniosków w zakresie aktualizacji danych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców. Dokładnie, z początkiem lipca 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którą wspomniane wnioski o wpis (a także o zmianę wpisu czy wykreślenie) muszą być każdorazowo zgłaszane jedynie w formie elektronicznej za pośrednictwem przeznaczonego do tego specjalnego Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). W takiej formie dokumenty do KRS muszą być opatrzone podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentacji organizacji.
Opisane powyżej zmiany dotyczą jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców. W przypadku podmiotów wpisanych tylko do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SPZOZ, zmiany do KRS będą mogły być dokonywane w dotychczasowej, tradycyjnej formie „papierowej”.
PAMIĘTAJMY!
W przypadku fundacji czy stowarzyszeń wpisywanych jednocześnie do rejestru przedsiębiorców, zastosowanie znajdą nowe zasady zgłaszania wniosków KRS, więc ich rejestracja (bądź dalsze zmiany) będzie następować poprzez system PRS.
Z założenia, modyfikacje te mają być ułatwieniem dla firm oraz przyspieszyć proces rozpatrywania ich wniosków przez sądy – ale czy tak faktycznie jest?
PAMIĘTAJ!
System PRS (klik) oraz system S24 (klik) to dwa „odrębne” i niezależne od siebie systemy. Jeśli Twoja spółka została założona w systemie S24 i dokonujesz zmian „elektronicznie” w obrębie istniejących wzorców udostępnionych przez ustawodawcę, wówczas zmianę danych takiej spółki zgłaszać należy poprzez S24. W razie dokonania modyfikacji umowy spółki S24 w sposób „tradycyjny” (a więc w formie aktu notarialnego), spółka ta „wychodzi” z reżimu spółki internetowej S24. W razie założenia spółki w zwykły „papierowy” sposób lub za pośrednictwem PRS to każdorazowo aktualizacja jej danych w rejestrze przedsiębiorców będzie odbywać się za pośrednictwem systemu PRS.
Masz dodatkowe pytania? Nie zwlekaj, skontaktuj się z nami
Poniżej prezentujemy przykład wypełnienia wniosku w zakresie zmiany danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za pośrednictwem systemu PRS
W prezentowanym przykładzie zakresem zmiany został objęty skład Zarządu spółki z o.o. Rejestrację aktualizacji danych w odniesieniu do podmiotów już zarejestrowanych zaczynamy każdorazowo od wskazania numeru KRS. Po wprowadzeniu numeru KRS system automatycznie tworzy nowy wniosek i nadaje mu właściwy numer.
Wypełniając wniosek należy wskazać czy wniosek wypełnia bezpośrednio wnioskodawca czy działa przez pełnomocnika (dalej także jako POA). W prezentowanym przykładzie, wniosek o zmianę danych składa bezpośrednio spółka z o.o. (a więc podmiot, którego dotyczy rejestracja zmian w KRS).
Alternatywnie, gdyby wniosek był wypełniany przez POA procesowego, do wyboru mamy następujące opcje:
Jedną z najważniejszych części wniosku, jest precyzyjne zaznaczenie zakresu danych, które mają zostać zmienione. Po takim wyborze, system PRS prowadzi nas kolejno przez sekcje wniosku i żąda uzupełnienia odpowiednich informacji przez wnioskodawcę. Tak jak wskazano na początku, omawiany przykład dotyczy ujawnienia zmiany składu zarządu, dlatego właściwym do zaznaczenia będzie punkt II. dotyczący organu reprezentacji. Po kliknięciu, rozwinie nam się do wyboru lista wskazująca na zakres zgłaszanych zmian:
Jeśli wszystkie pola są wypełnione poprawnie, system PRS automatycznie zaznacza zieloną ikonkę po prawej stronie (ν). Zwróćmy uwagę, że jeśli jakaś rubryka została wypełniona w sposób niekompletny (błędny) to po prawej stronie widoczny będzie czerwony znak „X”:
Wpisując dane nowego członka Zarządu, system PRS wymaga wskazania następujących danych:
Jeśli wszystko zostało zaznaczone i wypełnione poprawnie, po prawej stronie wszystkie pozycję zostaną podświetlone na zielono. Przynajmniej już na tym etapie wiemy czy wszelkie dane zgłosiliśmy poprawnie i kompletnie. Pamiętajmy jednak, że taka informacja nie jest równoznaczna z poprawnym złożeniem wniosku czy dodaniem wszystkich wymaganych w danym przypadku dokumentów – załączniki wskazujemy osobno i osobno je podpinamy, o czym poniżej.
Jedną z najważniejszych części wniosku są właśnie wspomniane załączniki – bez nich wniosek nie będzie kompletny (są one oczywiście zależne od zakresu zgłaszanych zmian). W podanym przykładzie do wniosku będzie należało dołączyć przede wszystkim:
1) uchwałę w zakresie wyboru członków zarządu,
2) wykaz członków zarządu wraz z adresami do doręczeń,
3) oświadczenia członków zarządu (zgodnie z art. 19a ustawy o KRS);
4) dowód uiszczenia opłaty sądowej, przy czym mamy tu dwie możliwości – albo dokonujemy opłaty równocześnie z wypełnianiem wniosku, albo tradycyjnie za pośrednictwem przelewy bankowego. Przy czym w tym ostatnim przypadku należy załączyć stosowne potwierdzenie przelewu.
5) w zależności od konkretnego przypadku może powstać potrzeba załączenia innych jeszcze dokumentów, zwłaszcza jeśli zmiany dotyczą spółek, które ostatni wpis dokonywały parę lat temu.
Pamiętajmy, że dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych przedkłada się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Dokumenty podpinane do wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się podpisem kwalifikowanym/ elektronicznym/ zaufanym albo osobistym. Jeżeli dokumenty, o których mowa wyżej, zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:
1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym (poświadczenie to następuje stosownie do treści art. 129 § 21 k.p.c. z chwilą wprowadzenia przez te osoby dokumentu do systemu teleinformatycznego. Wypisy aktów, wyciągi, odpisy i poświadczenia dokumentów mogą być przesłane do sądu drogą elektroniczną, jeżeli notariusz opatrzył je kwalifikowanym podpisem elektronicznym)[1]
albo
2) elektroniczne kopie dokumentów (w tym ostatnim przypadku pamiętajmy jednak, że oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo przesyła się do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma/wniosku, zob. art. 6944 § 23 w zw. z §22 pkt 2 k.p.c.).
W trakcie wypełniania wniosku za pośrednictwem systemu PRS bardzo istotnym dokumentem jest tzw. CREWAN (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych). Zgodnie z przepisami ustawy Prawo o notariacie, niezwłocznie po sporządzeniu aktu zawierającego w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS albo podlegającego złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego notariusz umieszcza jego elektroniczny wypis w Repozytorium. Notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 92 § 2a PrNot). CREWAN stanowi zatem zawiadomienie o zarejestrowanym elektronicznym dokumencie notarialnym. Zgłaszając wniosek do KRS za pośrednictwem systemu PRS należy podać numer aktu notarialnego w CREWAN. Numer ten zaczyna się od oznaczenia „RW – suma kontrolna – identyfikator”:
Po wypełnieniu numeru CREWAN, system PRS prosi nas o określenie i dodawanie kolejno pozostałych dokumentów:
Na koniec pamiętajmy o dokonaniu opłaty (bądź załączeniu potwierdzenia opłaty, jeśli została dokonana tradycyjnie przelewem), a następnie o podpisaniu wniosku i o jego wysłaniu. Po przesłaniu wniosku na adres mailowy przyporządkowany do konta w systemie PRS otrzymamy potwierdzenie wysłania wniosku wraz z nadaną sygnaturą.
Nasze wrażenia i uwagi praktyczne
Muszę przyznać, że pomimo pierwotnych obaw wysyłanie wniosków za pośrednictwem PRS oceniamy bardzo pozytywnie. System ten jest dosyć intuicyjny, jednak nie oznacza to, że pracę wykona za nas. W dalszym ciągu musimy pamiętać o rygorach postępowania rejestrowego, ze wszystkimi jego skutkami. Już w pierwszych dniach funkcjonowania PRS, mimo drobnych problemów technicznych w zakresie trudności w załączaniu dokumentów będących podstawą wpisu, system funkcjonował bardzo sprawnie. W ciągu kilku dni od wejścia zmian w życie, zauważyliśmy, że system PRS został najprawdopodobniej „poprawiony” i przesyłanie załączników i ich poświadczanie przez profesjonalnych pełnomocników przestało być problemem natury technicznej.
Jeśli chodzi o uwagi praktyczne, to pamiętajcie o zapisywaniu kopii roboczej po wypełnieniu każdej rubryki (sekcji). Czasem system niespodziewanie może nas „wyrzucić” i cały wniosek należy procesować od nowa – a to zwłaszcza przy końcu może nas wpędzić w poczucie niepohamowanej rozpaczy!
Natomiast z pewnością co nas zaskoczyło (i to raczej negatywnie), to fakt, że przy okazji otrzymania jakiegokolwiek pisma z sądu (a więc bez względu czy jest to postanowienie o wpisie czy inne zarządzenie), logując się na swoje konto w PRS pojawia się komunikat, że zalogowanie się na konto oznacza „zapoznanie” się z wszystkimi postanowieniami/zarządzeniami sądu (a więc również i tych w innych równolegle toczących się sprawach). Osobiście uważamy, że z czysto praktycznego punktu widzenia nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ logując się na konto PRS „z automatu” mogą zacząć nam biec terminy we wszystkich aktualnie toczących się postępowaniach. Przyznam, że mamy cichą nadzieję, że zostanie to zmienione oraz, że zapoznanie z dokumentem w danej sprawie zostanie w systemie PRS „odznaczone” dopiero po kliknięciu w konkretną sygnaturę.
Na obecnym etapie zauważyliśmy również, że pomimo zmian w zakresie postępowania rejestrowego, które z założenia ma je przecież usprawnić i zdigitalizować cały proces, rozpatrywanie wniosków zajmuje więcej czasu niż pierwotnie. Liczymy jednak na to, że jest to tylko chwilowa trudność i niebawem wszystko wróci do normy. Po skutecznym złożeniu wniosku pozostaje nam nic innego jak tylko czekać na wpis.
Jeśli macie Państwo jakiekolwiek problemy bądź pytania w powyższej tematyce, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
red. Alicja Olszar
Przeczytaj także:
Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę
Jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – o czym warto pamiętać
Prosta spółka akcyjna (PSA) – wady i zalety
