Rada nadzorcza w spółkach akcyjnych – zmiany w Kodeksie spółek handlowych
Na naszym blogu pojawił się niedawno wpis, w którym pisałyśmy o zmianach jakie wprowadza nowelizacja Kodeksu spółek handlowych dokonana Ustawą z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw – artykuł do przeczytania pod linkiem: https://lawboxfirm.com/nowelizacja-kodeksu-spolek-handlowych-prawo-holdingowe/. We wpisie poruszony został temat tzw. prawa holdingowego. Nowelizacja wprowadza jednak także szereg zmian w funkcjonowaniu rad nadzorczych. Z poniższego wpisu dowiecie się jak zmiany przepisów wpłyną na funkcjonowanie tego organu.
Rada nadzorcza w spółce akcyjnej
Przypominamy, że rada nadzorcza jest organem, który musi obowiązkowo zostać powołany w spółce akcyjnej obok zarządu i walnego zgromadzenia akcjonariuszy (odmiennie od spółek z o.o., w których co do zasady jest to organ powoływany fakultatywnie, a obowiązek jego powołania istnieje jedynie wobec spółek, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż pięciu).
Kompetencje rady nadzorczej i jej obowiązki
Uprawnienia
Niezmiennie, podstawowym uprawnieniem (i jednocześnie obowiązkiem) rady nadzorczej jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W ramach tego uprawnienia rada może sprawować nad spółką kontrolę tj. podejmować czynności sprawdzające prawidłowość dokonywanych przez spółkę działań, ale także może bezpośrednio samodzielnie podejmować działania względem spółki. Dodatkowo organ ten posiada szereg innych, szczegółowych, przyznanych jej przez ustawę uprawnień, w tym np.:
– zawieszania, z ważnych powodów, w czynnościach poszczególnych lub wszystkich członków zarządu oraz delegowania członków rady nadzorczej, na okres nie dłuższy niż trzy miesiące, do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności,
-powoływania i odwoływania członków zarządu oraz ustalania dla nich wynagrodzenia,
-reprezentowania spółki w czynnościach i sporach z członkami zarządu.
Statut może rozszerzać uprawnienia rady nadzorczej ponad te przyznane w ustawie, a w szczególności przewidywać, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem określonych w statucie czynności.
Nowelizacja KSH wprowadza także dodatkowe uprawnienia dla rady. Jednym z nowych uprawnień rady jest prawo do wyrażania zgody (i jednocześnie obowiązek zarządu do uzyskania takiej zgody) na zawarcie przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki. Ustawodawca jednocześnie dookreślił, że w przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony (czyli przepis nie dotyczy umów zawartych na czas określony), za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania.
W celu realizacji powyższego uprawnienia rada powinna posiadać odpowiednie informacje dotyczące planowanej transakcji. Dlatego też, zgodnie z nową regulacją, przed podjęciem decyzji o wyrażeniu zgody na zawarcie transakcji zarząd jest zobowiązany udzielić radzie nadzorczej informacji o:
1) firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji;
2) charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji;
3) przedmiocie transakcji;
4) wartości transakcji;
5) okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.
Powyższe uprawnienie nie ma zastosowania do spółek, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, oraz spółek należących do grup spółek. Dodatkowo statut spółki może to uprawnienie całkowicie wyłączyć.
Nowelizacja KSH wprowadza także nowy przepis, porządkujący kompetencje rady nadzorczej do delegowania członka rady do pełnienia czynności nadzorczych i uzupełniający ją o prawo do tworzenia komitetów doraźnych lub stałych. Na podstawie nowej regulacji rada nadzorcza może:
1) delegować swoich członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych;
2) ustanawiać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych (komitet rady nadzorczej).
Delegowany członek rady nadzorczej oraz komitet rady nadzorczej mają prawo podejmować czynności nadzorcze określone w art. 382 § 4, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej. W konsekwencji, w celu wykonywania swoich obowiązków, wskazane osoby mogą badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki.
Delegowany członek rady nadzorczej oraz komitet rady nadzorczej powinni co najmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego udzielać radzie nadzorczej informacji o podejmowanych czynnościach nadzorczych oraz ich wynikach.
Obowiązki
Jak wskazano powyżej nadzór jest nie tylko uprawnieniem rady, ale także jej podstawowym obowiązkiem. Do innych obowiązków rady należy ocena sprawozdań finansowych spółki za ubiegły rok obrotowy oraz sprawozdań zarządu z działalności spółki, w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych wprowadza szczegółowe wytyczne w zakresie tego, co powinno zawierać takie sprawozdanie rady nadzorczej, tj.:
1) wyniki ocen;
2) ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
3) ocenę realizacji przez zarząd obowiązków, o których mowa w art. 3801 KSH;
4) ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zażądanych w trybie określonym w § 4;
5) informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego w trybie określonym w art. 3821 KSH.
W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia powinny być przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.
Dodatkowo w przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu przez biegłego rewidenta, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy, które powinny być określone sprawozdaniu rady. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej powinni przedstawić radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udzielić odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Obowiązek informacyjny zarządu
Poza nowymi uprawnieniami rady, nowelizacja KSH nałożyła na członków zarządu szeroki obowiązek informacyjny, który ma służyć właściwemu wykonywaniu przez radę jej obowiązków. W uzasadnieniu do projektu ustawy zmieniającej KSH, wskazano, że prawidłowe działanie rady nadzorczej oraz efektywne prowadzenie przez ten organ nadzoru wewnętrznego wymaga, aby posiadała ona bieżący dostęp do rzetelnych oraz kompletnych informacji o spółce. W efekcie zarząd został zobowiązany do udzielenia radzie nadzorczej informacji o:
1) uchwałach zarządu i ich przedmiocie;
2) sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
3) postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;
4) transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność;
5) zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.
Obowiązek udzielania informacji obejmuje także posiadane przez zarząd informacje dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych (o ile je posiada).
Zarząd powinien udzielać powyższych informacji bez dodatkowego wezwania na piśmie, z wyjątkiem sytuacji, gdy zachowanie tej formy nie jest możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej. Forma pisemna z pewnością ułatwi późniejszą weryfikację realizacji omawianego obowiązku informacyjnego. Rada nadzorcza może jednak postanowić o dopuszczalności przekazywania tych informacji również w innej formie (np. w wersji elektronicznej). Może to być uzasadnione wielkością danego przedsiębiorstwa i rozmiarem prowadzonej działalności.
Informacje powinny być przekazywane w przypadkach, o których mowa w:
– pkt 1-3 powyżej- na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej;
– pkt 4 i 5 powyżej- niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń lub okoliczności.
Obowiązek ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, bowiem statut spółki może go całkowicie wyłączać albo ograniczać.
Doradca rady nadzorczej
Rada nadzorcza została wyposażona w uprawnienie do podjęcia uchwały w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę. Doradca może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. Doradcą rady nadzorczej powinien być podmiot posiadający wiedzę fachową i kwalifikacje odpowiednie do zbadania sprawy określonej przez radę nadzorczą. Warto jednak podkreślić, że powołanie doradcy powinno następować wyjątkowo wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, przekraczających wiedzę lub możliwości rady nadzorczej. Nie powinna to być stała praktyka rady.
Rada jest wyłącznie uprawniona do reprezentowania spółki w umowie między spółką a doradcą. Zarząd zobowiązany jest natomiast do zapewnienia doradcy dostępu do dokumentów i udzielania mu żądanych informacji.
Dodatkowo rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy, chyba że mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, spółce powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. W przypadku podjęcia decyzji o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy, zarząd udostępnia go w sposób określony dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia powzięcia uchwały rady nadzorczej.
Statut może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.
Członek rady nadzorczej
Nie zmieniły się przepisy dotyczące składu i długości trwania kadencji rady. Przypomnijmy zatem, rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech członków (w spółkach publicznych co najmniej z pięciu) co do zasady powoływanych i odwoływanych przez walne zgromadzenie. Statut spółki może przewidywać inny sposób ich powoływania lub odwoływania. Kadencja członka rady nadzorczej nie może być dłuższa niż pięć lat.
Bez zmian członkiem rady nadzorczej nie może być osoba, która pełni funkcję członka zarządu, prokurenta, likwidatora, kierownika oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat. Powyższe ograniczenie obejmuje także inne osoby, które podlegają bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi, a także stosuje się odpowiednio do członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej.
Nowelizacja rozszerza natomiast katalog przestępstw, za których skazanie prawomocnym wyrokiem wyklucza z członkostwa w radzie nadzorczej. Zakaz obejmie osoby, które zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w art. 587–5872, art. 590 i art. 591 KSH oraz art. 228–231 i rozdziałach XXXIII–XXXVII ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2021 r.poz. 2345 i 2447).
Nowe przepisy stanowią także, że członek rady nadzorczej powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dokładać staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Zasada lojalności sprowadza się do pełnieniu funkcji w interesie spółki. Członek rady nadzorczej nie naruszy obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, będzie działać w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Ponadto członek rady został zobowiązany do zachowania poufności i nie może ujawniać tajemnic spółki, ani w trackie ani po wygaśnięciu mandatu. Członkowie organu nadzoru powinni zatem nie tylko w sposób profesjonalny pełnić swoje funkcje, ale także zachować w poufności wszystkie tajemnice spółki, o których powzięli wiedzę w trakcie sprawowanego mandatu. Obowiązek ten spoczywa na byłych członkach organu nadzoru, bez względu na to, kiedy przestali pełnić funkcję i jaki upłynął czas od zakończenia kadencji.
Posiedzenia Rady
Wprowadzone zmiany obejmują także odbywanie posiedzeń rady. W dalszym ciągu zasadą jest, ze rada podejmuje uchwały na posiedzeniu. Dla ważności uchwały koniecznym jest by na posiedzeniu obecna była co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum na posiedzeniu rady nadzorczej.
Niezmiennie członkowie mogą uczestniczyć w posiedzeniu rady nadzorczej również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki wyłącza taką możliwość. Dodatkowo, o ile statut spółki nie zawiera odmiennych postanowień, to członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, z zastrzeżeniem, że oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał.
Pierwszą zmianą w zakresie odbywania posiedzeń rady jest wprowadzenie jawności głosowań rady nadzorczej. Jawność może zostać jednak wyłączona w statucie spółki lub przez regulamin rady nadzorczej.
Nowelizacja doprecyzowała także proces zwoływania posiedzeń rady. Posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. Statut spółki może określać sposób oraz termin zwołania posiedzenia rady nadzorczej.
Dodatkowo wprowadzono możliwość podjęcia uchwały rady nadzorczej w trakcie posiedzenia nieobjętej porządkiem obrad. Podczas posiedzenia rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Statut spółki może również stanowić, że podjęcie przez radę nadzorczą podczas posiedzenia uchwał w określonych sprawach musi być zapowiedziane w zaproszeniu.
Zgodnie z nowelizacją zarząd lub członek rady nadzorczej mogą żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej, podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący rady nadzorczej zwołuje posiedzenie z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, które odbywa się nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania. Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej nie zwoła posiedzenia zgodnie z powyższymi zasadami, występujący z żądaniem może je zwołać samodzielnie.
Nowe przepisy wprost wskazują, że rada nadzorcza może odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Zwiększono także częstotliwość posiedzeń rady nadzorczej. Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego. Obecnie powinny odbywać się nie rzadziej niż 3 razy w roku obrotowym.
Oprócz powyższego doprecyzowano także kompetencje i obowiązki przewodniczącego rady. Jest on uprawniony i odpowiedzialny za kierowanie pracami rady. Spoczywa na nim obowiązek należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Statut spółki może przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom.
Podstawowym celem nowelizacji jest zwiększenie efektywności rad nadzorczych. O tym czy i jak w praktyce przyjmą się nowe regulacje zobaczymy po pewnym czasie. W większości przypadków nowe przepisy mają charakter względnie obowiązujący, więc o ich wprowadzeniu lub wyłączeniu będzie przesądzał statut spółki, czyli de facto akcjonariusze uprawnieni do zmiany statutu. To oni będą decydować o wprowadzeniu nowych regulacji do spółek.
autor: r. pr. Patrycja Jurczok
Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w procesach wdrażających nowe regulacje. Jeśli myślisz o zmianach w radzie nadzorczej twojej spółki akcyjnej:
Skontaktuj się z naszą kancelarią
Przeczytaj również:
Podział majątku likwidowanej spółki z o.o.
Wniesienie aportu do spółki kapitałowej
