Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Niezbędnym elementem koniecznym do założenia i dalszego funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obok:

• wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego,
• powołania zarządu,
• ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (jeśli wymaga tego ustawa lub umowa spółki),
• wpisu do rejestru

jest zawarcie umowy tej spółki. Jej właściwe zredagowanie ma kluczowe znaczenie przy rejestracji sp. z o.o., dlatego też w naszym kolejnym wpisie wskazujemy jakie obligatoryjne elementy powinna mieć umowa. W przypadku zawiązywania jednoosobowej spółki z o.o. taki dokument zastępuje akt założycielski, jednak rozważania będące przedmiotem niniejszego artykułu mają zastosowanie także do aktu założycielskiego.

Elementy obligatoryjne umowy spółki z o.o.

Zgodnie z art. 3 KSH przez umowę spółki handlowej wspólnicy albo akcjonariusze zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu przez wniesienie wkładów oraz, jeżeli umowa albo statut spółki tak stanowi, przez współdziałanie w inny określony sposób. Z przytoczonego przepisu wynika, że wspólnicy zawierają między sobą umowę w celu realizacji określonego przedsięwzięcia, dlatego musi z niej wynikać w sposób jednoznaczny zobowiązanie do dążenia do osiągnięcia wspólnego celu oraz obowiązek wniesienia wkładów.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych (art. 157 KSH) umowa spółki z o.o. musi mieć formę aktu notarialnego oraz powinna określać:

• firmę i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• wysokość kapitału zakładowego spółki;
• czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Firma spółki może być obrana dowolnie, powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.

Co ciekawe siedzibą spółki jest miejscowość (art. 41 KC), a nie nazwa ulicy (chociaż we wniosku do KRS wskazuje się pełny adres prowadzonej działalności). Ma to o tyle znaczenie, że w razie wskazania w umowie pełnego adresu, tj. także ulicy, każdoczesna zmiana adresu będzie wymagała także zmiany umowy. Co do zasady, siedzibą będzie miejscowość, w której znajduje się zarząd spółki, ale dopuszcza się także inne miejsca, w tym wskazanie miejscowości, w której zlokalizowany jest główny zakład spółki. Siedziba spółki musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przeniesienie siedziby za granicę jest jedną z przyczyn rozwiązania spółki z o.o.

Przedmiot prowadzonej działalności powinien zostać określony przez wskazanie rodzajów zamierzonej działalności oraz dziedzin, w których ma ona być prowadzona (np. „produkcja odzieży męskiej”, czy „wszelka działalność produkcyjna, handlowa i usługowa na potrzeby przemysłu motoryzacyjnego”). Nie jest konieczne oznaczenie przedmiotu działalności spółki przy użyciu PKD, bowiem wskazanie przedmiotu działalności spółki przez użycie PKD wymagane jest przy wniosku do KRS, dlatego powszechnie przyjętym jest wskazywanie kodów PKD już w samej umowie. Taką praktykę stosują z resztą często także sądy rejestrowe wymagając już w jej treści określenia działalności poprzez wskazanie kodów PKD. Nie zalecamy natomiast wskazywania wszystkich przedmiotów działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności, stanowiącej załącznik do rozporządzenia RM z 24.12.2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. Nr 251, poz. 1885 ze zm.), bowiem w ten sposób nie dochodzi do faktycznego określenia przedmiotu działalności. W takim przypadku można założyć, że wspólnicy nie zamierzają (ponieważ nie będą w stanie) prowadzić wszelkiej działalności opisanej w PKD. Należy także pamiętać, że określenie przedmiotu działalności służy ochronie interesów samych wspólników. Zakreśla bowiem zarządowi ramy działania. Im szerszy przedmiot działalności tym większe możliwości działania. Z drugiej jednak strony, określony w umowie przedmiot działalności wyznacza granice zakazu konkurencji członka zarządu.

Kapitał zakładowy to wyrażona w pieniądzu polskim wartość, którą wspólnicy zobowiązują się wnieść do spółki. W spółce z o.o. minimalny kapitał wynosi 5.000,00 zł. Ustawa nie przewiduje górnej granicy kapitału zakładowego, więc może ona być ustalona dowolnie. Kapitał zakładowy dzieli się na udziały obejmowane przez poszczególnych wspólników. Umowa sp. z o.o. musi określać, czy wspólnikowi może przysługiwać jeden czy więcej udziałów oraz wskazywać liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników. Szerzej o udziałach w spółce z o.o. możecie przeczytać w naszym artykule Udziały w spółce z o.o.

Określenie czasu trwania spółki jest niezbędne tylko wówczas, gdy ma on być oznaczony, tzn. gdy założyciele przewidują zaprzestanie działalności spółki po zrealizowaniu określonego przedsięwzięcia gospodarczego (bardzo często dotyczy to spółek celowych w branży deweloperskiej). W razie braku jego wskazania przyjmuje się, że spółka została zawarta na czas nieoznaczony.

Elementy fakultatywne umowy

Umowa spółki z o.o. jest podstawowym narzędziem umożliwiającym wspólnikom dokładne sprecyzowanie ich praw i obowiązków oraz określenie zasad obowiązujących w stosunkach wewnętrznych spółki. Przepisy KSH wskazują jedynie na obowiązkowe elementy, które musi ona posiadać. Postanowienia obligatoryjne stanowią zatem minimalną treść umowy sp. z o.o., a w sprawach w niej nieuregulowanych zastosowanie znajdą przepisy KSH. Nie ma natomiast przeszkód by zawierała także inne, dodatkowe poza obligatoryjnymi postanowienia. Tytułem przykładu można wskazać zapisy dotyczące uprzywilejowania udziałów bądź wspólników (np. co do głosu lub dywidendy lub przez przyznanie prawa do powoływania członka zarządu), ograniczenia w zbywaniu udziałów (np. obowiązek uzyskania zgody spółki lub wprowadzenie prawa pierwokupu), podwyższenia kapitału zakładowego, sposobu reprezentacji spółki przez wieloosobowy zarząd itp. Postanowienia fakultatywne umożliwiają dopasowanie organizacji i struktury spółki z o.o. do potrzeb założycieli. Należy jednak pamiętać, że swoboda wspólników może być ograniczona przepisami prawa. Niektóre przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący (tzn. że wspólnicy nie mogą ich zmienić), a inne dyspozytywny (tzn. że wspólnicy mogą je zmodyfikować do swoich potrzeb). Wśród postanowień fakultatywnych można wyróżnić takie postanowienia, których skuteczność uzależniona jest od ich zamieszczenia, np. określenie szczególnych korzyści, przyznanych wspólnikowi bądź nałożenie na wspólników innych obowiązków wobec spółki, oprócz wniesienia wkładów czy umorzenie udziałów. Nieokreślenie takich korzyści czy obowiązków spowoduje brak możliwości ich egzekwowania, a brak zapisów o umorzeniu udziałów uniemożliwi przeprowadzenie tej procedury.

Zawarcie umowy spółki z o.o. a spółka w organizacji

Z chwilą podpisania umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji. O spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji mogliście w artykule: Czym jest spółka kapitałowa w organizacji. Należy jedynie przypomnieć, że spółka z o.o. w organizacji jest formą tymczasową na drodze do powstania spółki z o.o. Tymczasowość objawia się tym, że zawiązanie spółki musi zostać zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy sp. z o.o.(w przypadku kiedy została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy termin ten wynosi 7 dni od dnia jej zawarcia). Jeśli to nie nastąpi lub jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stanie się prawomocne, to umowa sp. z o.o. ulega rozwiązaniu (art. 169 KSH).

WAŻNE: Pamiętaj by wniosek do KRS złożyć nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia podpisania aktu notarialnego zawiązującego spółkę z o.o., w przeciwnym razie spółka ulegnie rozwiązaniu.

Umowa a rejestracja spółki z o.o.

Zgodnie z przepisami sporządzoną i podpisaną umowę należy dołączyć do wniosku o wpis spółki do KRS. Obecnie wniosek składa się poprzez portal rejestrów sądowych dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: prs.ms.gov.pl, gdzie należy powołać się na nr CREWAN wydany przez notariusza. Umowa musi zawierać wszystkie wskazane we wcześniejszej części artykułu elementy. Nieuwzględnienie w jej treści któregoś z powyższych elementów skutkować będzie odmową zarejestrowania spółki przez sąd rejestrowy. Jeżeli pomimo braku któregoś z elementów dojdzie do zarejestrowania spółki w KRS, to sąd rejestrowy, po wyznaczeniu terminu na usunięcie braku, może orzec o rozwiązaniu spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców krajowego rejestru sądowego (art. 21 KSH). Dlatego też tak ważne jest prawidłowe skonstruowanie zapisów umowy.

Zmiana umowy spółki

Zmiana umowy wymaga powzięcia uchwały przez zgromadzenie wspólników w formie aktu notarialnego. Dokonane zmiany należy każdorazowo zgłosić do rejestru przedsiębiorców.

WAŻNE: Zmiana skuteczna jest dopiero od dokonania wpisu w KRS.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji jej zmiana wymaga podpisania umowy przez wspólników. Przepisu nie stosuje się do umowy sp. z o.o. sporządzonej przy wykorzystaniu wzorca. Oznacza to, że umowa spółki w organizacji zawarta przy wykorzystaniu wzorca nie może być zmieniona do czasu wpisu spółki do rejestru. Po wpisaniu spółki do KRS może być ona zmieniona albo w uchwale wspólników umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 2 KSH) albo podjętej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym (art. 210 § 1¹ KSH).

WAŻNE: Należy pamiętać, że zmiana dokonana u notariusza uniemożliwi dokonanie jakichkolwiek późniejszych zmian poprzez System S24 i spółka będzie musiała korzystać z trybu tradycyjnego.

Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie s24

Zawiązanie i rejestracja spółki z o.o. w KRS może nastąpić w trybie tradycyjnym albo w trybie S24, tj przez Internet. Umowa sp. z o.o. zawierana jest wówczas z wykorzystaniem wzorca. Sporządzenie umowy przy wykorzystaniu wzorca wymaga wypełnienia formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo ePUAP. W efekcie nie ma potrzeby udania się do kancelarii notarialnej i ponoszenia kosztów taksy notarialnej. Jest to więc z pewnością opcja tańsza i w dalszym ciągu opcja szybsza od tradycyjnej. System dostępny jest pod adresem: prs.ms.gov.pl. Należy jednak pamiętać, że system S24 pozwala jedynie na ukształtowanie zapisów umowy spółki w niezbędnym zakresie, a strony nie mogą wprowadzić do niej zapisów, które nie są dostępne we wzorcu. Taka zmiana może zostać dokonana później, ale wymaga uchwały zgromadzenia wspólników spółki w przedmiocie zmiany umowy zaprotokołowanej przez notariusza.

Autor: r. pr. Patrycja Jurczok

Przeczytaj także:

Zakładanie spółek za granicą

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o.

Przekształcenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę komandytową

Odkrywamy różnice – co lepsze spółka z o.o. czy sp. komandytowa?

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością