Pełnomocnik spółki

Zasadą jest, że prawo do dokonania danej czynności prawnej (np. zawarcia umowy) posiada osoba, której mają dotyczyć skutki tej czynności. Zdarza się jednak tak, że z powodu różnych przyczyn osobiste dokonanie czynności nie jest możliwe. Zgodnie z art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Jeżeli umocowanie do działania w cudzym imieniu wynika z oświadczenia osoby, w imieniu której czynność ma zostać podjęta, to mamy do czynienia z  pełnomocnictwem, a jeśli z ustawy lub orzeczenia sądu, to wówczas mówimy o przedstawicielstwie ustawowym.

Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla mocodawcy. Skutek jest więc taki sam, jak gdyby mocodawca dokonał danej czynności osobiście. Aby to było jednak możliwe należy poinformować drugą stronę czynności prawnej o tym, że oświadczenie woli jest składane przez przedstawiciela w imieniu mocodawcy.

Powołanie pełnomocnika spółki – kto może udzielić pełnomocnictwa?

Każda spółka handlowa może ustanowić dla siebie pełnomocnika. W zależności od rodzaju spółki, inne podmioty są uprawnione do ustanowienia pełnomocnika dla spółki:

– w spółce jawnej – każdy wspólnik,

– w spółce partnerskiej- jeżeli nie wybrano zarządu, każdy wspólnik, a jeżeli wybrano zarząd, to ten zarząd spółki;

– w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusz;

– w spółkach kapitałowych, tj. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółce akcyjnej i spółce akcyjnej-  zarząd spółki.

Kto może być pełnomocnikiem

Z pewnymi wyjątkami pełnomocnikiem może zostać ustanowiony każdy, tj. zarówno osoba fizyczna, osoba prawna czy jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną. Ewentualne wyjątki mogą wynikać z przepisów szczególnych albo z właściwości czynności prawnej- np. prokurentem może być jedynie osoba fizyczna.

W przypadku pełnomocników będących osobami fizycznymi wymaga się dodatkowo posiadania przez nich- w chwili dokonywania czynności prawnej (a nie w chwili powołania) w imieniu mocodawcy- co najmniej ograniczonej zdolności do czynności prawnej. Czynność prawna dokonana przez pełnomocnika, który nie miał w chwili jej podjęcia zdolności do czynności prawnych (np. ze względu na ubezwłasnowolnienie całkowite) jest nieważna.

Rodzaj pełnomocnictwa

W praktyce wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictwa:

• pełnomocnictwo ogólne – obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu;

Obowiązujące prawo nie wprowadza definicji pojęcia zwykłego zarządu, dlatego każdy przypadek trzeba rozpatrywać odrębnie z uwzględnieniem okoliczności danej sprawy. W doktrynie wskazuje się kryteria, które pozwalają ocenić, czy dana czynność prawna jest czynnością zwykłego zarządu czy przekracza jej zakres. Dla przykładu wymienia się: charakter oraz cel danej czynności prawnej w odniesieniu do prowadzonej działalności i określonego stanu faktycznego czy rozmiar i charakter prowadzonej działalności.

• pełnomocnictwo rodzajowe – określające rodzaj czynności, do dokonywania których upoważniony jest pełnomocnik;
• pełnomocnictwo szczególne – do dokonania konkretnej czynności w imieniu mocodawcy, do zawarcia umowy sprzedaży konkretnej nieruchomości na rzecz oznaczonej osoby fizycznej.

Forma pełnomocnictwa

Zgodnie z art. 99 KC pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie (np. dla ważności umowy sprzedaży nieruchomości umowa musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego, dlatego też pełnomocnictwo do zwarcia takiej umowy również wymaga formy aktu notarialnego). Nie ma tutaj znaczenia czy wymóg zachowania określonej formy szczególnej wynika z ustawy czy z woli stron. Dlatego jeśli strony ustalą między sobą, że ważność czynności prawnej zależy od zachowania określonej formy, to  pełnomocnictwo do podjęcia takiej czynności również będzie musiało mieć taką samą formę.

Wymóg zachowania formy szczególnej pełnomocnictwa odnosi się do wszystkich rodzajów pełnomocnictwa – ogólnego, rodzajowego i szczególnego. W efekcie, jeśli czynność prawna stanowiąca czynność zwykłego zarządu na podstawie obowiązującego prawa musi zostać dokonana pod rygorem nieważności w formie szczególnej, pełnomocnictwo ogólne również będzie wymagało zachowania formy szczególnej a nie pisemnej.

W pozostałym zakresie pełnomocnictwo może mieć dowolną formę. Przyjmuje się zatem, że może także nastąpić w sposób dorozumiany, przy czym w takim wypadku może rodzić to problemy dowodowe.

Odwołanie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane (dotyczy to także pełnomocnictwa na czas oznaczony), chyba że mocodawca zrzekł się uprawnienia do jego odwołania z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Odwołanie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną mocodawcy i nie wymaga zachowania formy szczególnej, nawet gdy dochowania formy szczególnej wymagało jego udzielenie. Oświadczenie woli mocodawcy o odwołaniu pełnomocnictwa jest skuteczne z chwilą, gdy dotarło do pełnomocnika w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią.

Zrzeczenie się prawa do odwołania pełnomocnictwa powinno zostać wskazane w jego w treści.

Wygaśnięcie pełnomocnictwa

Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

W doktrynie i orzecznictwie wskazuje się także na istnienie innych zdarzeń, które mogą powodować wygaśnięcie pełnomocnictwa, w tym: zrzeczenie się pełnomocnictwa, nadejście terminu końcowego lub ziszczenie się warunku rozwiązującego zastrzeżonych w treści pełnomocnictwa, utratę osobowości prawnej przez mocodawcę lub pełnomocnika.

Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik zobowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa.

Brak umocowania lub przekroczenie jego zakresu

Jeżeli, zawierając umowę, osoba działająca jako pełnomocnik nie ma do tego upoważnienia albo przekroczy jego zakres, to ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu została zawarta. W takim wypadku druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, termin do potwierdzenia umowy i staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.

W braku potwierdzenia osoba działająca jako pełnomocnik obowiązana jest do zwrotu tego, co otrzymała od drugiej strony w wykonaniu umowy oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku jednostronnej czynności prawnej. Jeśli zostanie ona podjęta w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu, to wówczas jest jest nieważna i nie może zostać potwierdzona, chyba że  osoba, której zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodziła się na działanie bez umocowania, wówczas stosuje się odpowiednio powyżej opisane zasady dotyczące zawarcia umowy bez umocowania.

Substytucja

Substytucja zachodzi wówczas, gdy pełnomocnik upoważnia inną osobę dokonania czynności na rzecz swojego mocodawcy. Tak upoważniona osoba nazywana jest substytutem. Pełnomocnik może powoływać dla mocodawcy substytutów tylko wtedy, gdy takie uprawnienie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy (tak np. w odniesieniu do prokurenta) lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Substytut ma uprawnienia do dokonywania czynności prawnych w imieniu i ze skutkiem dla samego mocodawcy. Ustanawiając substytuta, pełnomocnik może umocować go do reprezentowania mocodawcy w zakresie odpowiadającym jego zakresowi działania lub węższym.

Odwołanie pełnomocnika nie powoduje jednoczesnego wygaśnięcia substytucji udzielonej przez tego pełnomocnika, zatem substytuci mogą działać w imieniu mocodawcy do czasu, aż nie zostaną przez niego bezpośrednio odwołani.

Kilku pełnomocników

Mocodawca może ustanowić kilku pełnomocników:

– z takim samym zakresem działania- wówczas:

1. każdy pełnomocnik może działać samodzielnie (pełnomocnictwo samodzielne) lub;
2. pełnomocnik musi działać łącznie z innym pełnomocnikiem (pełnomocnictwo łączne), jeśli wynika to z treści pełnomocnictwa – w takim przypadku dokonanie czynności prawnej w imieniu spółki wymaga złożenia oświadczenia woli przez wszystkich pełnomocników. Przyjmuje się, że nie muszą oni składać oświadczenia w tym samym czasie, a mogą to robić sukcesywnie i w takim wypadku czynność uznaje się za skuteczną dopiero w chwili złożenia oświadczenia przez ostatniego z pełnomocników.

– z różnym zakresem działania- wówczas każdy z pełnomocników działa wyłącznie w ramach posiadanego przez siebie upoważnienia.

Pełnomocnik jako druga strona czynności prawnej

Pełnomocnik nie może:

• być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy (np. w umowie sprzedaży występować jako sprzedający i działać jako pełnomocnik kupującego)
• działać w imieniu obu stron jako ich pełnomocnik (w naszym przypadku działać zarówno jako pełnomocnik sprzedającego, jak i pełnomocnik kupującego),

chyba że mocodawca wyrazi na to zgodę w treści pełnomocnictwa (a w razie, gdy pełnomocnik ma reprezentować obie strony czynności prawnej, gdy obaj mocodawcy wyrażą na to zgodę).

Ustawodawca zdecydował się wprowadzić jeszcze jedno wyłączenie od zakazu występowania pełnomocnika w charakterze drugiej strony czynności prawnej, tj. w przypadku, gdy ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy.

Odbiór oświadczeń

Zasady dotyczące składania przez pełnomocnika oświadczeń woli w imieniu spółki stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy oświadczenie woli ma zostać złożone pełnomocnikowi ze skutkiem dla mocodawcy.

Odbiór oświadczenia woli przez pełnomocnika pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla mocodawcy w momencie złożenia oświadczenia przedstawicielowi. Aby odbiór oświadczeń przez pełnomocnika był możliwy pełnomocnictwo musi wprost przewidywać takie uprawnienie.

Mocodawca może samodzielnie decydować o zakresie działania pełnomocnika, wskazując czy przysługuje mu uprawnienie jedynie do składania oświadczeń czy także lub wyłącznie do ich odbioru.

Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki z o.o. z art. 210 KSH

Pełnomocnika powołanego w trybie art. 95 KC należy odróżnić od pełnomocnika spółki z o.o. z art. 210 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z art. 210 KSH w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jest to wyjątek od zasady reprezentacji spółki przez zarząd.

Celem art. 210 KSH jest ochrona interesów spółki przed ich ewentualnym naruszeniem, w sytuacji gdy członek zarządu zawiera umowę sam ze sobą, tj., gdy z jednej strony działa w imieniu własnym a z drugiej strony jako członek zarządu spółki w imieniu tej spółki.

Uchwała o powołaniu pełnomocnika, powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy (tj. przez system s24), może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Pełnomocnik spółki a prokura

Prokura jest tak naprawdę szczególnego rodzaju pełnomocnictwem. Prokurent podobnie jak pełnomocnik jest przedstawicielem danego podmiotu. Pełnomocnik jest uprawniony do  dokonywania czynności prawnych natomiast prokura jest pełnomocnictwem, którego udzielić może wyłącznie przedsiębiorca i które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Zakres umocowania prokurenta, w odróżnieniu od pełnomocnika, nie jest kształtowany przez mocodawcę, ale wynika z ustawy. Mocodawca decyduje zatem o samym powołaniu, ale nie ma możliwości swobodnego ukształtowania zakresu prokury.

Fakt udzielenia prokury należy zgłosić do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, natomiast przepisy nie przewidują takiego obowiązku w odniesieniu do pełnomocnika spółki.

Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, natomiast jak wskazano wcześniej pełnomocnik w chwili dokonywania czynności prawnej musi mieć co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnej, poza tym pełnomocnikiem może być chociażby osoba prawna.

Dodatkowo omawiane powyżej wyłączenie zakazu dokonywania czynności z samym sobą nie jest dopuszczalne w odniesieniu do prokurenta.

O tym jak ustanowić prokurenta i czym jest prokura pisaliśmy tutaj.

Pełnomocnictwo procesowe

Na koniec należy wskazać na różnicę między pełnomocnikiem spółki powołanym w trybie art. 95 KC a pełnomocnikiem procesowym. Spółki mogą działać przed sądem osobiście (a ściślej rzecz biorąc przez swoje organy) lub przez pełnomocników procesowych.

Stosownie do art. 87 KPC pełnomocnikiem procesowym spółki może być:

• adwokat lub radca prawny,
• w sprawach własności intelektualnej także rzecznik patentowy,
• w sprawach restrukturyzacji i upadłości także osoba posiadająca licencję doradcy restrukturyzacyjnego,
• osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony,
• osoba pozostająca ze spółką w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia,
• współuczestnik sporu,
• pracownik tej jednostki albo jej organu nadrzędnego.

Zgodnie z art. 91 KPC pełnomocnictwo procesowe obejmuje z samego prawa umocowanie do:

• wszystkich łączących się ze sprawą czynności procesowych, nie wyłączając powództwa wzajemnego, skargi o wznowienie postępowania i postępowania wywołanego ich wniesieniem, jako też wniesieniem interwencji głównej przeciwko mocodawcy;
• wszelkich czynności dotyczących zabezpieczenia i egzekucji;
• udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu;
• zawarcia ugody, zrzeczenia się roszczenia albo uznania powództwa, jeżeli czynności te nie zostały wyłączone w danym pełnomocnictwie;
• odbioru kosztów procesu od strony przeciwnej.

Potrzebujesz ustanowić pełnomocnika lub prokurenta w swojej spółce? Skontaktuj się z nami!

Autor: r. pr. Patrycja Jurczok-Garus

Przeczytaj także:

Zakładanie spółek za granicą

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o.

Przekształcenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę komandytową

Odkrywamy różnice – co lepsze spółka z o.o. czy sp. komandytowa?

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością