Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Czy można przekształcić spółkę cywilną?

Odpowiedź na to pytanie brzmi TAK! Zasadniczo, zgodnie z obowiązującymi przepisami spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową, i to inną niż spółka jawna. Na naszym blogu mogliście już przeczytać kilka wpisów dotyczących przekształceń. Tym razem chcemy przybliżyć Wam przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Kiedy warto rozważyć przekształcenie w spółkę z o.o.?

W trakcie prowadzenia działalności w dotychczasowej formie spółki jawnej może się okazać, że wybrana przez nas forma prawna nie do końca będzie spełniać nasze oczekiwania. Z naszego doświadczenia w pracy z przedsiębiorcami wynika, że o wyborze formy prawnej właściwej dla prowadzenia własnego biznesu decyduje wiele czynników. Z tych najistotniejszych, można wymienić:
– ograniczenie osobistej odpowiedzialności, a nawet jej wyłączenie,
– brak obowiązku opłacania składek ZUS w razie spółki z o.o. z co najmniej dwoma wspólnikami,
– zasadniczo, możliwość skorzystania ze stawki 9% CIT,
– po spełnieniu warunków, możliwość skorzystania z CIT estońskiego,
– forma adekwatna przy prowadzeniu działalności na większą skalę, obarczoną większą odpowiedzialnością i ryzykiem.

Korzyści związane z przekształceniem spółki cywilnej w spółkę z o.o. i skutki przekształcenia. Korzyści przekształcenia

Z uwagi na fakt, że założenie i prowadzenie spółki cywilnej jest dosyć proste i nie wymaga spełnienia zbyt wielu formalności (przypomnijmy, że spółka cywilna to nic innego jak umowa zawarta między przedsiębiorcami, którzy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu), to taka forma prowadzenia działalności jest w dalszym ciągu w Polsce bardzo popularna. Jednak wraz z rozwojem działalności mogą pojawić się większe zobowiązania, które spowodują zwiększenie ryzyka związanego z jej prowadzeniem. Należy zatem pamiętać, że za zobowiązania spółki cywilnej odpowiedzialność ponoszą wszyscy wspólnicy solidarnie całym swoim majątkiem, w tym majątkiem prywatnym.

Zaletą prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest przede wszystkim brak odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki. Za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiada sama spółka całym swoim majątkiem. Dopiero w przypadku, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, to odpowiedzialność może zaktualizować się po stronie członków zarządu. Jednak wówczas członek zarządu może zwolnić się z odpowiedzialności w przypadkach uregulowanych w art. 299 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Natomiast odpowiedzialność wspólników co do zasady jest wyłączona i może powstać wyłącznie w kilku szczególnych sytuacjach, wyraźnie wskazanych w Kodeksie spółek handlowych (np. przypadki opisane w art. 13 k.s.h.). Trzeba jednak podkreślić, że wspólnicy przekształcanej spółki cywilnej odpowiadają na dotychczasowych zasadach solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania spółki powstałe przed dniem przekształcenia przez okres 3 lat, liczony od dnia przekształcenia.

Oprócz ograniczonej odpowiedzialności wspólników spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oferuje także kilka innych korzyści, w tym możliwość pozyskania nowych inwestorów i dodatkowego kapitału, a także mechanizmów umożliwiających zbycie posiadanych udziałów, jak i całej spółki.

Należy jednak pamiętać, że prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to nie tylko zalety. Chodzi tutaj głównie o kwestię podwójnego opodatkowania spółki kapitałowej, poprzez opodatkowanie samej spółki oraz opodatkowania dywidendy wypłacanej wspólnikom.

Wpływ przekształcenia na prawa i obowiązki – konsekwencje przekształcenia spółki

Warto wskazać, że prócz przekształcenia spółki cywilnej, istnieje również możliwość wniesienia przedsiębiorstwa w postaci spółki cywilnej aportem do nowo utworzonej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie jest to jednak przekształcenie w inną formę prawną i rodzi zupełnie inne skutki prawne niż omawiana procedura przekształcenia. Przekształcenie ma tę zaletę, że nie dochodzi do likwidacji spółki cywilnej, gdyż mamy do czynienia jedynie ze zmianą formy prawnej działalności gospodarczej. W efekcie spółce powstałej na skutek przekształcenia przysługują wszelkie prawa i obowiązki spółki, która została przekształcona.

Dzięki temu, na skutek przekształcenia, z mocy prawa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością staje się stroną wszystkich zawartych umów i nie musi zawierać do nich aneksów (dotyczy to także umów o pracę zawartych z pracownikami). Zasada ta aktualna jest także na gruncie prawa podatkowego. Zgodnie z art. 93a § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstała w wyniku przekształcenia spółki cywilnej wstępuje we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki spółki (z drobnymi wyjątkami dotyczącymi tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek niemających osobowości prawnej, np. od dnia wpisu przekształcenia do KRS spółka będzie podlegała podatku dochodowemu od osób prawnych a nie od osób fizycznych). Spółka z o.o. zachowuje także numer NIP oraz REGON nadany spółce cywilnej. Spółce z o.o. co do zasady przysługiwać będą również wszystkie ulgi, koncesje i zezwolenia, które przysługiwały spółce cywilnej przed przekształceniem, chyba, że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji lub ulgi stanowi inaczej.

Każda opcja wymaga spełnienia innych warunków. Czy przekształcenie okaże się być najodpowiedniejszym trybem będzie zależało od okoliczności danego przypadku, w tym rozmiaru i charakteru działalności, a także potrzeb danego przedsiębiorcy i powinno zostać poprzedzone staranną analizą.

Jak przebiega proces przekształcenia? – procedura przekształcenia w spółkę z o.o. krok po kroku czyli jak przekształcić spółkę?

Przechodząc do procesu przekształcenia spółki na podstawie przepisów Kodeksu spółek handlowych, wyróżniamy dwa zasadnicze tryby tj. tryb pełny oraz uproszczony przekształcenia.

Tryb uproszczony przekształcenia i tryb pełny przekształcenia

Z trybu uproszczonego można skorzystać wówczas, gdy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej są uprawnieni do prowadzenia jej spraw. Co do zasady, zgodnie z kodeksem cywilnym, każdy wspólnik jest uprawniony do prowadzenia sprawy spółki cywilnej. Wspólnicy mogą jednak umówić się odmiennie przyznając to prawo jedynie niektórym wspólnikom, wówczas możliwe jest przekształcenie w trybie pełnym. Zatem przed wyborem trybu należy prześledzić zapisy umowy spółki i zweryfikować czy wszystkim wspólnikom przysługuje prawo do prowadzenia spraw spółki.

Warto podkreślić, że z dniem 1.03.2020 r. weszły w życie zmiany w zakresie przekształceń, które mają na celu usprawnienie całego procesu. Wśród zmian można wyróżnić przede wszystkim brak obowiązku sporządzania opinii przez biegłego rewidenta, co pozwala na ograniczenie kosztów związanych z procesem przekształcenia i jego przyspieszenie. Obowiązek ten pozostał jedynie w odniesieniu do przekształceń w spółkę akcyjną oraz w przypadkach, gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonujący we własnym imieniu działalność gospodarczą przekształca się w jednoosobową spółkę kapitałową.

Tryb pełny – jakie dokumenty są potrzebne?

1. W pierwszej kolejności w celu dokonania przekształcenia należy przygotować plan przekształcenia wraz załącznikami, tj.:

• projektem uchwały w sprawie przekształcenia,
• projektem umowy spółki z o. o.,
• sprawozdaniem finansowy sporządzonym dla celów przekształcenia.

1. Następnie należy zawiadomić wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki. Wspólnicy powinni być zawiadomieni dwukrotnie, przy czym pierwsze zawiadomienie powinno nastąpić nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia. Jednocześnie wspólnikom należy umożliwić zapoznanie się z planem przekształcenia oraz jego załącznikami.
2. Kolejnym krokiem jest podjęcie uchwały o przekształceniu spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Uchwała ta musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.
3. Następną ważną zmianą wprowadzoną w zakresie przekształceń jest to, że w chwili obecnej nie ma obowiązku zawarcia umowy spółki przekształcanej. Podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej oraz powołanie jej organów. Niewątpliwe pozwala to na ograniczenie kosztów związanych z zawarciem takiej umowy.
4. Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności należy złożyć wniosek o rejestrację przekształcenia w KRS.

Tryb uproszczony

W przypadku trybu uproszczonego przekształcenia, w odróżnieniu, do trybu pełnego:

• nie trzeba sporządzać planu przekształcenia;
• nie jest wymagane zawiadomienie wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu;
• nie muszą zostać zachowane procedury w zakresie umożliwienia wspólnikom wglądu do dokumentów spółki.

Koniecznym jest natomiast sporządzenie projektu uchwały w sprawie przekształcenia, projektu umowy spółki z o. o., sprawozdania finansowego sporządzonego dla celów przekształcenia oraz podjęcie uchwały o przekształceniu, a następnie rejestracja przekształcenia w KRS.

Niezależnie od trybu, spółka przekształcana (spółka cywilna) stanie się spółką przekształconą (spółką z o.o.), z chwilą wpisu tej ostatniej do rejestru przedsiębiorców. Jest to tzw. dzień przekształcenia. Wspólnicy powinni jednak złożyć wniosek wykreślenie spółki cywilnej z rejestru CEIDG.

Obecnie na mocy art. 553 § 3 Kodeksu spółek handlowych wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej (a nie tylko uczestniczący w przekształceniu) stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.

Co należy zrobić po przekształceniu?

Mimo, ze spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej, to zalecamy, aby po zakończonej procedurze przekształcenia zadbać o właściwe poinformowanie o tym fakcie swoich klientów i kontrahentów, a także pracowników.

Dodatkowo warto dokonać odpowiednich aktualizacji w banku, w którym spółka posiada swój rachunek bankowy,

Jeśli na skutek zmiany formy prawnej w wyniku przekształcenia doszło do zmiany nazwy, to pamiętajmy, że w przypadku gdy zmiana brzmienia nazwy (firmy) dokonywana w związku z przekształceniem nie polega tylko na zmianie dodatkowego oznaczenia wskazującego na charakter spółki, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej”, przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

Jak długo trwa proces przekształcenia?

Procedura przekształcenia składa się z szeregu czynności, które należy podjąć, aby przekształcenie zakończyło się sukcesem. Z naszego doświadczenia wynika, że średni czas potrzebny na zakończenie procesu przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. wynosi ok. 2 miesięcy. W konkretnych przypadkach może się okazać, że potrzeba więcej czasu, jednak zawsze dbamy o to by cały proces przebiegał możliwie najsprawniej.

PODSUMOWANIE – najważniejsze pytania o przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.:

1. Jaka jest podstawa prawna przekształcenia?

Podstawę prawną znajdziemy w Kodeksie spółek handlowych – a dokładnie podstawę tą jest art. 551 § 2 k.s.h., który stanowi, że spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową, inną niż spółka jawna, a więc również w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

2. Kto decyduje o przekształceniu oraz kto sporządza plan przekształcenia?

Przekształcenie spółki wymaga uchwały powziętej, w przypadku przekształcenia spółki osobowej, przez wspólników, a w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej, przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie.

Plan przekształcenia przygotowuje zarząd spółki przekształcanej albo wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej.

3. Jakie informacje powinny znaleźć się w uchwale o przekształceniu?

Uchwała o przekształceniu spółki powinna zawierać co najmniej:

1) formę prawną spółki, w jaką spółka zostaje przekształcona;

2) wysokość kapitału zakładowego, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością albo w spółkę akcyjną, albo wysokość kapitału akcyjnego, w przypadku przekształcenia w prostą spółkę akcyjną, albo wysokość sumy komandytowej, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytową;

3) zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;

4) nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej, w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową, albo nazwiska i imiona wspólników prowadzących sprawy spółki i mających reprezentować spółkę przekształconą, w przypadku przekształcenia w spółkę osobową;

5) zgodę na plan przekształcenia, a także na proponowane brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.

4. Jakie zmiany w strukturze?

Wspólnicy spółki przekształcanej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej, z uwzględnieniem art. 576(1) k.s.h.. Innymi słowy z dniem przekształcenia uczestniczący w przekształceniu wspólnicy stają się wspólnikami spółki przekształconej, a więc spółki z o.o..

5. Jakie są główne korzyści i jakie są konsekwencje przekształcenia?

Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej.

Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Kolejnym atutem, jest tzw. kontynuacja personalna, bowiem wspólnicy spółki przekształcanej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.

W przypadku spółki cywilnej, pamiętajmy, że z mocy ustawy z chwilą wpisu do rejestru spółce handlowej (a więc powstałej sp. z o.o.) przysługują wszystkie prawa i obowiązki, stanowiące majątek wspólny wspólników (art. 26 § 5 zd. 2 k.s.h.).

W przypadku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o., zastosowanie znajdzie art. 26 § 5 k.s.h., zgodnie z którym spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki, stanowiące majątek wspólny wspólników spółki cywilnej.

6. Proces przekształcenia spółki – jak długo trwa przekształcenie?

Najczęściej od ok. 2-4 miesięcy, w zależności od konkretnej sytuacji.

7. Na co uważać decydując się na przekształcenie i zmianę formy prawnej ze spółki cywilnej w spółkę z o.o.?

Z pewnością pamiętajmy o odrębnościach w funkcjonowaniu obu spółek i o odrębnej strukturze.

Spółka jawna jest spółką osobową, zaś spółka z o.o. to spółka kapitałowa. W spółce z o.o. występuje Zarząd jako główny organ reprezentujący spółkę na zewnątrz oraz władny składać za nią oświadczenia woli. W przypadku spółki jawnej spółkę reprezentują wspólnicy. Dodatkowo, pamiętajmy o zasadniczej roli jaką odgrywa Zgromadzenie Wspólników w spółce z o.o. oraz jakie są zasady jego zwoływania i podejmowania uchwał.

8. Jakie są obowiązki związane z przekształceniem?

Przekształcenie wymaga podjęcia szeregu kroków. W zależności z jakim trybem przekształcenia mamy do czynienia – czy pełnym czy uproszczonym – będzie należało dokonać określonych czynności, aby przekształcenie zakończyło się sukcesem.

W telegraficznym skrócie, należy pamiętać przede wszystkim o:

1. Przygotowaniu dokumentów finansowych (księgowych) na cele przekształcenia,
2. Sporządzić plan przekształcenia z załącznikami (jeśli taka jest konieczność),
3. Zawiadomić wspólników o przekształceniu,
4. Podjąć uchwałę o przekształceniu,
5. Złożyć do sądu wniosek o wpis przekształcenia.

9. W jakie inne – niż spółka z o.o. – spółki można przekształcić spółkę cywilną?

We wszystkie inne, a więc w:
– inne spółki osobowe, tj.: w spółkę partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną,
– inne spółki kapitałowe, tj. w prostą spółkę akcyjną oraz w spółkę akcyjną.

Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w procesach przekształceniowych.

Jeśli zainteresował Was powyższy temat, to zapraszamy do kontaktu.

Autor: r.pr. Patrycja Jurczok-Garus

Przeczytaj także:

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę komandytową

Podział majątku likwidowanej spółki z o.o.

Założenie spółki z o.o.