Założenie spółki z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest w dalszym ciągu bardzo popularną wśród przedsiębiorców formą prowadzenia działalności gospodarczej. Nie jest to zaskoczeniem, ponieważ ta forma prawna zapewnia wiele korzyści. Zaletą sp. z o.o. jest przede wszystkim brak odpowiedzialności wspólników za zobowiązania tej spółki. Za zobowiązania spółki z o.o. odpowiada przede wszystkim sama spółka całym swoim majątkiem. Dopiero w przypadku, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, to odpowiedzialność zaktualizuje się po stronie członków zarządu. Jednak wówczas taki członek może zwolnić się z odpowiedzialności w przypadkach uregulowanych w art. 299 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Natomiast odpowiedzialność wspólników co do zasady jest wyłączona i może powstać wyłącznie w kilku szczególnych sytuacjach, wyraźnie wskazanych w Kodeksie spółek handlowych. Z uwagi na niesłabnącą popularność spółki z o.o. zdecydowałyśmy się napisać o tym jak założyć taką spółkę.

Kto może założyć?

Spółka z o.o. może zostać utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej (np. do prowadzenia banku wymagana jest forma spółki akcyjnej). Wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne. Należy jednak pamiętać, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeśli obok takiej spółki z o.o. będzie jeszcze co najmniej jeden wspólnik, to wówczas możliwe będzie założenie przez nich spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Sposoby założenia spółki z o.o.

Zawiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić na dwa sposoby. W formie tradycyjnej poprzez zawarcie umowy spółki u notariusza lub całkowicie elektronicznej przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie s24 (zawarcie i podpisanie umowy odbywa się przez Internet). Natomiast od 1 lipca 2021 roku spółkę z o.o. można zarejestrować wyłącznie elektronicznie:

• za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (w trybie tradycyjnym)
• za pośrednictwem Portalu s24

Etapy zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga się:

1) zawarcia umowy tej spółki;

2) wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej wniesienie także nadwyżki;

3) powołania zarządu;

4) ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;

5) wpisu do rejestru.

Umowa spółki z o.o.

Z powyższego wynika zatem, że w celu utworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w pierwszej kolejności trzeba sporządzić umowę tejże spółki. O tym co powinna zawierać taka umowa szczegółowo pisaliśmy w artykule: Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością . Przypominamy, że umowa musi posiadać elementy wskazane w art. 157 Kodeksu spółek handlowych w przeciwnym razie sąd odmówi rejestracji spółki w KRS. Prawidłowe sformułowanie zapisów umowy spółki z o.o. ma istotne znaczenie na etapie jej zakładania, dlatego warto zasięgnąć rady prawników przy jej tworzeniu. Umowa jest także podstawowym środkiem umożliwiającym regulację praw i obowiązków oraz zasad funkcjonowania spółki. Odpowiednio skonstruowana umowa pozwala zabezpieczyć interesy wspólników np. na wypadek konfliktu w spółce.

Jak już pisaliśmy powyżej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać założona w trybie tradycyjnym lub przez system s24. Jeśli zdecydujecie się na tryb tradycyjny, to umowa musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego sporządzonego przez notariusza.

Z chwilą zawarcia umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji. Na tym etapie spółka może rozpocząć działalność, tj. nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, ale musi w tym celu uzyskać NIP i REGON. O tym czym jest spółka w organizacji możecie przeczytać tutaj – Spółka w organizacji.

Wniesienie przez wspólników wkładów na kapitał zakładowy

W dalszej kolejności wspólnicy muszą wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego. Kapitał zakładowy sp. z o.o. nie może być niższy nić 5.000,00 zł, a wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50,00 złotych. Ustawa nie wprowadza natomiast górnej granicy kapitału sp. z o.o. i może być on kształtowany dowolnie. Wkłady mogą mieć charakter pieniężny (pokrywa się je gotówką) lub niepieniężny (np. w postaci nieruchomości, maszyn czy know-how – tzw. aport), (O aporcie więcej możecie przeczytać tutaj: Wniesienie aportu do spółki kapitałowej . Uwaga: w przypadku zakładania spółki przez portal s24 mogą one mieć wyłącznie charakter pieniężny.

Powołanie organów

Do zarejestrowania sp. z o.o. konieczne jest także powołanie organów spółki. Każda spółka z o.o. musi posiadać zarząd, który jest uprawniony do reprezentacji spółki. W jego skład mogą w chodzić zarówno osoby będące wspólnikami spółki bądź osoby spoza ich grona. Zarząd może składać się z jednego albo większej liczby członków. Natomiast ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej co do zasady nie jest w spółce z o.o. obowiązkowe. Wyjątek dotyczy spółek, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 złotych, a wspólników jest więcej niż 25. W tych spółkach musi zostać ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Przypominamy w tym miejscu, że nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wyczerpująco określone w art. 18 § 2 k.s.h.

Wpis do rejestru

Ostatnim etapem rejestracji spółki z o.o. jest wpis do rejestru. Zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać:

1) firmę, siedzibę i adres spółki (przypominamy, że firma powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku);

2) przedmiot działalności spółki;

3) wysokość kapitału zakładowego;

4) określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5) nazwiska, imiona i adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;

6) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej;

7) jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności;

8) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;

9) jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.

Zgłoszenie spółki jednoosobowej powinno również zawierać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres albo adres do doręczeń elektronicznych jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Wskazane powyżej informacje będą w przeważającej większości podawane przy wypełnianiu dostępnego w systemie formularza z wnioskiem o rejestrację, więc nie ma potrzeby sporządzania oświadczeń w tym zakresie. Natomiast oprócz wypełnienia odpowiednich formularzy koniecznym jest dołączenie dodatkowych dokumentów. Do zgłoszenia spółki należy dołączyć:

1) umowę spółki (obecnie przy składaniu wniosku należy powołać się na numer CREWAN otrzymany od notariusza);

2) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;

3) jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego (najczęściej uchwała wspólników o powołaniu członka zarządu);

4) oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki (konieczność załączania zgody nie dotyczy osoby, która wniosek o wpis podmiotu podpisuje lub udzieliła pełnomocnictwa do jego złożenia) wraz ze wskazaniem jej adresu do doręczeń;

5) wykaz osób uprawnionych do powoływania członków zarządu wraz z ich adresami do doręczeń;

6) listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich.

Zarząd spółki zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.

Jak już zostało wspomniane wyżej, od lipca 2021 r. złożenie wniosku w trybie tzw. tradycyjnym jest możliwe jedynie w formie elektronicznej przez portal rejestrów sądowych dostępny pod adresem: https://prs.ms.gov.pl/. Wniosek o wpis do KRS podpisują wszyscy członkowie zarządu. Wniosek może zostać wniesiony także przez pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem. O tym jak działa nowy system możecie przeczytać tutaj (https://lawboxfirm.com/nowe-zasady-zglaszania-wnioskow-do-krs-jak-je-oceniamy/).

Wniosek o rejestrację spółki podlega opłacie. W trybie tradycyjnym wynosi ona 600,00 zł (500,00 zł tytułem opłaty sądowej oraz 100,00 zł za ogłoszenie wpisu do MSiG).

Rejestracja spółki z o.o. online przez system s24

Jak już wspominałyśmy, poza trybem tradycyjnym, spółkę z o.o. można założyć i zarejestrować przez system s24. Ta procedura pozwala załatwić wszystkie formalności związane z założeniem spółki przez Internet, a więc bez wychodzenia z domu. Procedura ta jest z pewnością szybsza od tradycyjnej. Co więcej, nie jest wymagana wizyta u notariusza, co pozwala ograniczyć koszty. Niższa będzie także opłata sądowa. Zamiast 600,00 zł należy uiścić 350,00 zł. Z drugiej strony rejestracja przez Internet ogranicza wspólników przy kształtowaniu treści umowy tej spółki, gdyż umożliwia jedynie wybór wyraźnie wskazanych w systemie opcji. Nie ma więc możliwości uregulowania kwestii dotyczących np. podwyższenia kapitału czy dziedziczenia udziałów itp. W trybie s24 nie jest również możliwe wniesienie wkładu w postaci aportu.

Procedura zakładania sp. z o.o. przez system s24 różni się nieco od trybu tradycyjnego. Rejestracja w tym trybie wymaga, co do zasady, założenia przez każdego ze wspólników oraz każdą z osób podpisujących wniosek konta w systemie eKRS oraz posiadania przez te osoby elektronicznego podpisu (przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub podpis osobisty). W praktyce jednak wystarczy, aby konto w systemie miała jedna osoba, a pozostałe mogą podpisać dokumenty korzystając z tego konta, ale używając własnych podpisów elektronicznych.

W celu założenia sp. z o.o., po zalogowaniu się do systemu, należy „dodać przedsiębiorstwo”, a następnie wybrać jego formę prawną (w naszym przypadku spółki z o.o.), wskazać firmę oraz siedzibę. Kolejnym krokiem jest wypełnienie wzorca umowy. Po jego uzupełnieniu należy przystąpić do podpisania umowy. Umowę podpisują wszyscy wspólnicy. Zawarcie umowy następuje po wypełnieniu formularza umowy zawartego w systemie teleinformatycznym oraz złożeniu podpisów w jednej ze wskazanych form: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez wszystkich wspólników.

Do zgłoszenia spółki przez s24 należy dołączyć sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym:

1) umowę spółki;

2) listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich;

3) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli zostały one wniesione najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki (jeśli do tego czasu nie zostały wniesione, to oświadczenie powinno zostać złożone w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru i jest to jednocześnie maksymalny termin na ich wniesienie).

Oprócz wypełnienia i podpisania w systemie powyższych dokumentów koniecznym jest sporządzenie oraz dołączenie do systemu i podpisanie dodatkowych załączników, których wzorców system teleinformatyczny nie udostępnia:

1) oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki (konieczność załączania zgody nie dotyczy osoby, która wniosek o wpisanie podmiotu do rejestru podpisuje lub udzieliła pełnomocnictwa do jego złożenia) wraz ze wskazaniem jej adresu do doręczeń;

2) wykaz osób uprawnionych do powoływania członków zarządu wraz z adresami do doręczeń tych osób;

3) lista zawierająca dane oraz adresy do doręczeń osób uprawnionych do reprezentowania spółki;

4) oświadczenie czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Wskazane wyżej dokumenty podpisuje się w systemie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Ostatnim krokiem jest złożenie wniosku o rejestrację spółki w KRS przez wypełnienie formularza dostępnego w systemie. Większość danych na formularzu zostanie automatycznie uzupełniona na podstawie podpisanej wcześniej umowy. Do wniosku należy dołączyć wszystkie, załączone wcześniej do systemu i podpisane, dokumenty. Umowa spółki z o.o., lista wspólników i oświadczenie o wniesieniu wkładów (jeśli na tym etapie było składane) zostaną załączone automatycznie. Uzupełniony wniosek należy podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym, a następnie opłacić i wysłać do sądu.

Nazwa portalu może sugerować, ze proces rejestracji będzie trwał 24 godziny. W praktyce proces ten trwa jednak kilka dni.

Termin na zgłoszenie spółki do KRS

Zawiązanie spółki powinno zostać zgłoszone do KRS w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. W przeciwnym razie, po upływie tego terminu, umowa spółki ulega rozwiązaniu. W przypadku spółki zakładanej przez s24 termin ten wynosi 7 dni liczonych od dnia złożenia podpisu pod umową przez ostatniego ze wspólników.

Koszty założenia

1) Opłaty sądowe

Przy trybie tradycyjnym opłata sądowa wynosi 500,00 zł. Spółka musi także ponieść koszt ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100,00 zł, co łącznie daje 600,00 zł.

W trybie s24 opłata sądowa wynosi 250,00 zł plus koszt ogłoszenia w MSiG w wysokości 100,00 zł, co łącznie daje 350,00 zł.

2) Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC).

W trybie tradycyjnym do zapłaty jest podatek stanowiący 0,5% podstawy opodatkowania. Podstawą opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego jednak o koszt opłaty sądowej za wpis spółki i opłatę za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (600,00 zł) oraz kwotę wynagrodzenia wraz z podatkiem od towarów i usług, pobraną przez notariusza za sporządzenie aktu notarialnego z umową spółki.

W trybie s24 do zapłacenia jest podatek w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego, pomniejszonego o koszt opłaty sądowej za wpis spółki i opłatę za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (to jest pomniejszonego o 350,00 zł).

3) Koszty notariusza

Taksa notarialna jest ponoszona wyłącznie w trybie tradycyjnym za sporządzenie aktu notarialnego obejmującego tekst umowy. Jej wysokość jest uzależniona od kapitału zakładowego spółki.

Oprócz taksy notarialnej wspólnicy będą musieli ponieść koszty wypisów aktów notarialnych. Koszt zależy od ilości wypisów i stron aktu notarialnego. Stawka wynosi 6,00 netto zł za każdą rozpoczętą stronę.

NIP i REGON

Wraz z rejestracją sp. z o.o. w KRS, spółce nadawany jest NIP i REGON. Nie ma potrzeby składania w tym zakresie odrębnych wniosków do Urzędu Skarbowego i GUS. Sąd przekazuje dane nowej spółki za pomocą systemu elektronicznego do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i rejestru REGON.

Przypominamy jednak, że spółki z o.o. mają możliwość uzyskania tych numerów już na etapie spółki w organizacji. W takim przypadku we wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego należy zamieścić informację, że spółka wystąpiła wcześniej o uzyskanie NIP lub REGON i należy te numery podać.

Dodatkowe obowiązki po rejestracji

Zawiązanie sp. z o.o. jest opodatkowane podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC). Podatek należy uiścić w terminie 14 dni od dnia zawiązania spółki (podpisania umowy). W trybie s24 podatek należy ustalić i odprowadzić samodzielnie. Natomiast w procedurze tradycyjnej rozliczenia PCC dokona notariusz sporządzający umowę spółki.

Jeśli spółka chce lub musi być czynnym podatnikiem VAT, to powinna złożyć wniosek o rejestrację do VAT. Wniosek należy złożyć do Urzędu Skarbowego przed dniem, w którym zostanie wykonana pierwsza czynność podlegająca opodatkowaniu VAT.

Przypominamy, że wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest traktowany na gruncie prawa ubezpieczeń społecznych jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, co powoduje, że musi odprowadzać składki z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. W rezultacie taka osoba zobowiązana jest dokonać zgłoszenia siebie jako płatnika składek w ZUS w ciągu siedmiu dni od rejestracji spółki.

Spółka w terminie 21 dni od dnia uzyskania wpisu w KRS zobowiązana jest złożyć do Urzędu Skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne (bądź aktualizacyjne jeśli wcześniej składała wniosek o nadanie NIP dla spółki w organizacji) w zakresie danych uzupełniających (m.in. dotyczących konta bankowego, miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej) na formularzu NIP-8. Jeśli przed upływem tego terminu spółka planuje odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, to zgłoszenie powinno zostać złożone w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym powstał stosunek prawny uzasadniający objęcie ubezpieczeniem.

Po uzyskaniu wpisu do KRS, w terminie siedmiu dni, spółka zobowiązana jest zgłosić informacje o swoich beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Szerzej o obowiązku zgłaszania beneficjentów rzeczywistych pisaliśmy tutaj: Beneficjent rzeczywisty – kim jest?.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość, więc pod rozwagę należy wziąć także zawarcie umowy z biurem rachunkowym.

Oprócz powyższego spółka z o.o. powinna założyć także konto bankowe.

Jeśli chcesz założyć sp. z o.o. skontaktuj się z nami.

Autor: r. pr. Patrycja Jurczok

POZOSTAŁE ARTYKUŁY WARTE POLECENIA:

Beneficjent rzeczywisty – kim jest?

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o

Przekształcenie spółki z o.o. w spółkę komandytową

Udziały w spółce z o.o.

Likwidacja spółki z o.o